会議の良し悪しは下準備で決まる

2020年7月12日

仕事論

t f B! P L
会議 プレゼン イメージ
打ち合わせや会議は、本番前の準備が最も大切です。

会議の場をスムーズにこなす優秀な人は、
準備の段階から会議の展開を自分なりにイメージしてます。
『この内容から話を始めて、これとこれを相手に伝えて議論を重ねて
終盤にはこの話を切り出す。そしてこの結論は必ず決める。
やや足りないのはこの資料か・・』
というようにイメージを膨らませています。
また、
確実に指摘を受ける部分は、
事前に相手を納得させる材料を探して準備します。
会議資料は、
参加者の理解レベルを予測して作る配慮も必要です。
・部署の違う人が参加する会議
難しい専門用語や略語を使うと相手は理解できないため
丁寧な分かりやすい資料を作り込むことが大切です。
・仕事の状況を把握済で共通言語が通じる会議
資料はある程度簡略化し、作り込む手間を省くのが最良です。


全般的に、概要を1枚の用紙にまとめて、
冒頭に会議の目的と目標などを
簡潔かつ明確に伝えるのも大事です。
ざっと目を通して、
会議内容や進捗状況が把握できるものに仕上げましょう。
あとは、その1枚を中心に、
話の過程で必要な資料を別紙で用意するだけでOKです。

資料の完成度が高く、
さらに段取りが良ければ、会議はスムーズに進行します。
資料の完成度を高めるには、
見るべきポイントに目がいくように工夫しましょう。

資料やデータの収集は
誰でも入手できるネット情報より、
経験者や識者から得た生の情報の方が確実に価値があります。
会議の参加者に手ごわそうな人がいるのであれば
その人に事前に相談しておくのも1つの手です。
事前の指摘であれば、
会議本番前に解決できる可能性があるからです。


会議前のプレゼンは円滑に進み成功できるように、
事前準備をしっかり行い、臨みましょう。
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