ビジネスシーンで言いにくいことを伝える3ステップ

2021年1月6日

部下育成

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ビジネスシーンで言いにくいことを伝える イメージ


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ミスをした部下を叱ることができず、

弱腰の指摘しかできない上司も少なくありません。


叱ることは褒めることと不可分の関係にあります。


部下を叱るには、普段から

成果を褒めて信頼関係を築いておくことが

必要です。


叱れない人はまず、

叱るのは本人の成長のためであることを、

再認識しましょう。


部下の人格攻撃をするのではないことを

頭の中で整理しましょう。


下記の3ステップを踏むことで、

相手に言いにくいことを伝えても

相手の反発を抑え、

かつ自分の心理的負担も軽減できますので、

是非実践してみてください。

STEP1:伝える前

・伝えることを絞り込もう

一度に多くのことを伝えようとすると、

かえって何も伝わりませんので、

要点を絞って伝えるように心がけましょう。

良い例:注意したいことが1つある。遅刻に気をつけなさい。


・相手の反応をシミュレーションしよう

言いにくいと感じるのは、

伝えた後の相手のリアクションに

恐れや心理的負担を感じるためです。


相手の反応をいくつか予想し、

それぞれに応じた自分の対応を思い浮かべておくだけで、

気が楽になります。


STEP2:伝える時


・アイスブレークから始めよう

本題に切り出す前に、

まず相手に

受け入れ態勢を作ってもらうことが重要です。


アイスブレークとは、

雑談によって相手、

ひいては自分の緊張もほぐす方法です。


天気などの軽い話題で場を和ませてから、

ところで、今日は・・・と本題に入りましょう。

・相手を認める言葉をかけよう

『一方的に言いたいことだけを伝えてきそう。』

と相手に思われたら

その時点で相手は受け入れてくれなくなります。


本題を切り出す前、

あるいは本題の早い段階で、


『いつも周囲に気を配っているね。』

『教えてくれた本、参考になりました』


など相手の良い点も伝えるようにしましょう。

・予告してから本題に入ろう


本題に入る前に、

相手が受けるショックを緩和させるために、

軽い予告をはさむようにしましょう。


予告のワンフレーズを挟むだけで、

相手もそれなりの心の準備が出来る。


『何度も聞きたくないだろうけど・・・』

といった言葉を使うことも有効です。

・一般論、個人的な意見を強調しよう


相手に直接、指摘や注意をすると、

角が立つことが多いです。


『ニュースでこんな話題が出ていたんだけど、

私達も気をつけないといけないね』など、

一般論として伝えたり、

『もし私なら、こうしますね』

と個人的な意見を強調する言い方を意識しましょう。


・立場や肩書きに言わせよう

自分自身ではなく、

自分の立場として言うと意識するだけで

気が楽になります。


『部長としての立場だからこそ、話をさせてもらいますね』

と話し始めると良いです。


謙虚に言えば、

相手も『仕事のことだから仕方ない』

と客観的に受け止めやすくなります。

・相手が激高したらひとまずストップしよう

話の途中で、

相手が納得せずに反論してきたり、

怒り出したりする場合もあります。


そんな時は、

無理になだめようとせず、

ひとまず相手に感情を吐き出させることに専念しましょう。


相手の目を見てしっかりと聞く態度を見せると

相手の感情は収まりやすいです。

例:分かりました。○○さんの話をまず聞きましょう

STEP3:伝えた後

・そうだねで一旦受け止めよう


言いにくいことを伝えた後、

相手の言い分を頭ごなしに否定しないようにしましょう。

そうだね。

などの言葉でいったん受け止め、

場を落ち着かせましょう。

相手が感情をぶつけてきて、

自分も感情的になってしまうのが最悪のパターンです。


誠意を持ちつつ、

一方で相手を受け流すくらいの気持ちで対応しましょう。

例:確かにそう感じるのも無理はないよね。でもね・・


・伝わったかどうか、必ず確認しよう


言いにくいことをせっかく話したのに、

相手に正確に伝わってなければ意味がありません。


相手の話に耳を傾けて、

理解しているかどうかを判断しましょう。

必要に応じて、

『私の言ったことを理解してもらえましたか』

などと問いかけても良いです。

例:私が言ったことについて、どのように考えてますか


・お礼やねぎらいの言葉で締めくくろう


あたかも喧嘩別れのような、

殺伐とした雰囲気でその場が終わると、

その後の付き合い方が難しくなってしまいます。


『聞いてくれてありがとう』

の一言を最後に添えるだけでも、

相手のダメージや反発心は減らすことができます。

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