仕事で期日(納期)に遅れるミスの対処法

2021年8月29日

仕事論

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仕事で期日(納期)に遅れるミスの対処法



依頼されたものを

約束の期日(納期)に渡すことは、

すべての仕事の基本です。


期日に間に合わせなければ、

それだけで信用を失ってしまいます。


期日をしっかり守るためには、

遅れてしまう原因に対して

対策を打つ必要があります。


期日を守れない人の以下の4つの

原因についての対策法をご紹介します。


①期日に対する認識が甘い


②仕上がりに対する認識が違う


③作業の状況を把握していない


④頼んだ仕事が思うように進まない



要因① 期日に対する認識が甘い


対策:最悪いつまでに必要ですか?と

本当の期日(デッドライン)を聞こう


抱えている仕事の期日を

改めて考えてみると、


『今週中には・・』

『だいたい○日くらいまでには・・』


などと、

意外に期日がはっきりしていない仕事が

多いことが分かります。


こうした期日が曖昧な仕事は、

先送りしがちで、

ギリギリになってから

慌てて着手することが多いです。


最悪のケースでは、間に合わなかったりします。


先送りした原因は、

期日に対する認識が甘いからです。


期日を守るためには、

『この日に絶対に終わらせる』などと、

期日をはっきり決めることが重要です。


頼まれた仕事であれば、

依頼主に


『最悪、何日の何時までに必要ですか?』


と、本当の期日(デッドライン)を

確認しましょう。



要因② 仕上がりに対する認識が違う


対策:目的を書き出して見える化し、

こまめに進捗を報告しよう


指定された期日通りに

頼まれた仕事をしたのに、


『イメージと違う!』


と突き返された場合、

期日を守ったとは言えません。


仕事は、目的を果たすために

行っているものです。


期日までに期待された成果物を

提供できなければ、

目的を果たしたことにはなりません。


つまり、

期日に間に合っていないのと同じです。


こうしたミスは、

仕上がりに対する認識が違うと起こります。


下記の3つの原因に対して

対策を打つことが大切です。



原因① 依頼内容を正しく聞けていない

対策:依頼者の話は一言一句逃さずにメモを取り、話に集中しよう


原因② 作業途中で脇道にそれてしまう

対策:目的を忘れないように紙に書き出し、見える場所に置こう


原因③ 相手の求めているものが変わった

対策:進捗報告をマメに行い、その都度、求めていることを確認しよう



要因③ 作業の状況を把握していない


対策:使える時間を決めた上で、

各作業に使う時間を割り振ろう



やるべき作業が分かっていても、

期日に遅れることがあります。


自分の作業がどれぐらい進んでいるか

把握できていない時に起こるこのようなミスは、

作業の状況を正しく把握すれば防げます。


例えば、

今日やる作業の場合、

まずは、

各作業を1枚の紙に書き出しましょう。


次に、

『すべての作業にかけられる時間』を決め、

その時間内で

『各作業にかける時間』を割り振りましょう。


限られた時間で、

どの作業にどれぐらいの時間を割くか

を考えることで、効率よく仕事ができるようになります。


各作業が終わるたびに、

その項目を消しこんでいくことも大切です。


そうすることで、

作業の進み具合をしっかり把握できるようになります。



要因④ 頼んだ仕事が思うように進まない


対策:期日を相手にはっきり伝えたうえで、

期日の数日前に相手の作業状況を確認



予定通りに仕事を進めているのにも関わらず、

依頼者や協力会社などから提供される資料が

予定通りにもらえず、

期日に間に合わなくなる状況で、


『自分には責任はない』


と言っても、

期日に間に合わなかったという事実は変わりません。


このようなケースを防ぐためには、


『この日までには絶対に欲しい』


という期日を相手にはっきり伝えたうえで、

期日の数日前に相手の作業状況を確認しましょう。


期日をしっかり守ってもらわないと困ることを

印象づけるのがポイントです。


相手の作業が遅れた場合でも、

作業の順番を変えるなどして対応できるよう、

外部の影響を受ける作業は

早めに着手するようにしましょう。


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