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プレゼン、企画会議、上司への報告・連絡・相談、
メンバーへの進捗報告など、仕事のあらゆる場面で必要とされるのが説明です。
上手に説明できれば、物事がスムーズに運び、仕事が効率よく進められます。
上手な仕事の報告＆相談の仕方は？期待に応えるためのポイント、コツを解説
テクニック① 大きな情報⇒小さな情報の順に説明しよう
仕事ができる人は、どう話せば、伝えたいことが聞き手の頭に
すんなり入るかを考えてから話をします。
伝えたいことの概要を
相手がイメージできるような大きな情報をまず伝えて、
次に具体的な数字といった詳細情報(小さな情報)で補足するようにしましょう。
テクニック② １つの話に１つの結論を心がけよう
説明下手な人は、
話の結論を相手に伝えられていないことが多いです。
- 結局何が言いたいのか、よく分からない
- 話にまとまりがない
と指摘される人は、話の結論が絞りきれておらず、
１つの説明で複数のことを伝えようとしている可能性が高いです。
まずは話をする前に、結論を１つに絞りましょう。
１つの話に１つの結論を心がけるだけで、話す力は格段に向上します。
ダメな説明例
『部長、新しい業務フローを導入して混乱が起きています。書類が以前の担当者のところに回っていたり、紛失したりしてます。外部からの問い合わせにもうまく対応できておらず、クレームが増えてきました。業務フローを前の形に戻してほしいと言い出す人もいます。それが無理ならば、もう一度、メンバーに新しい業務フローを徹底させる必要があると思います。』
× 一番言いたいこと(結論)が何か分からない
× 部長にどうしてほしいのかが伝わらない
良い説明例
『部長、新しい業務フローを導入して混乱が起きているため、業務フローを元に戻すご相談をさせてください。書類が以前の担当者のところに回っていたり、紛失したりしています。外部からの問い合わせにもうまく対応できておらず、クレームが増えてきています。』
○ 結論が明確なので、部長も動きやすい
テクニック③ 想定外の説明を求められたら細部から話し結論を探そう
仕事の会話は、結論から先に言うことが大切ですが、
会議などの場で突然、想定外の質問をされて、
とりあえず何か答えなければならないケースでは、
結論から入るのは難しいです。
そのような場合は、
『これから話すことは結論ではない』
と断った上で、具体例を複数挙げ、
話している最中に具体例から言えることを探して結論付けると良いです。
限られた情報をもとに、
最大限わかりやすい形で話そうという姿勢は、評価されます。
上司から高評価を得るためにすべきことをマスターし、会社から期待される人材を目指そう
相手からの想定外の質問例
『最近の若者は、どのようにスマホを使っているのか？』
理想的な説明の流れ
STEP1 結論から入るわけではないことを伝える
『一言では答えられませんが、いくつか気になっていることがあります。』
STEP2 具体例を挙げる
『スマホの普及と合わせて、タブレットを一緒に持ち歩く人も増えてきています。』
STEP3 自分が挙げた具体例を通じて、話しながら結論を探す
『スマホの機能が進化する一方で、ユーザーは用途に分けてモバイル機器を使い分けているのではと思います。』
テクニック④ 話の目的を最初に伝え、確認しながら話を進めよう
話を聞こうという心の準備が整っていない相手に、
唐突に情報を提供しても、相手は話の内容を理解できません。
一方的に長々と話を続けても、
相手の気持ちがついてきてなければ何も伝わりません。
そこで心がけたいことは、
まず最初に、話の目的を伝えることです。
説明を始める際には、
『今からこの話をします』と、話の全体像や目的を伝えることで、
相手に聞く準備をしてもらいましょう。
話が長引くようであれば、切りの良いところで一旦中断して、
『ここまでよろしいですか？』と声掛けを行いましょう。
この一言で
相手がここまでの話を理解できているのかを確認することができ、
相手の中で、先の話を聞く準備も整います。
テクニック⑤ サウンドバイトを使おう
一文を短く切って、短文の連続で伝える話法が
テレビ番組のナレーションや、政治家のスピーチなどで使われており、
サウンドバイトと呼ばれています。
サウンドバイトを使うと、話すスキルが一気に向上し、
相手に対しても分かりやすく、記憶にも残りやすくなります。
ダメな説明例
『会議議事録担当の鈴木さんが急病でお休みのため、本日提出期限の、先週木曜日に行われた会議議事録を、誰かが代わりに作成しなければいけません。』
× 一文が長いと伝わりにくい
良い説明例
『鈴木さんが急病でお休みです。鈴木さんが議事録作成を担当していたのですが、先週の会議議事録はまだ作成されていません。本日提出期限のため、誰かが代わりに作成する必要があります。』
○ 短文で伝えることで無駄なく伝わりやすい
テクニック⑥ 目的をはっきり示そう
人に何かをお願いしたり、指示したりする際は、
目的をはっきり口に出すことが大切です。
何が目的か、どうしたいのかが相手に分かれば、
相手がより良い方法を提案してくれる可能性が高まります。
その結果、仕事が確実に、スピーディに進みます。
目的が示されていないダメな説明例
『バイク便を呼んで、この書類をＡさんに送ってください。』
↓
相手の理解
『目的は？だが、とにかくバイク便で送ることが重要なのかな・・』
目的が示されている良い説明例
『バイク便を呼んで、この書類をＡさんに送ってください。そうすれば、Ａさんにすぐ書類を確認してもらうことができるので。』
↓
相手の理解
『早く確認してもらうことが目的なら、メールでＰＤＦにして送るほうが、コストもかからず良さそうなので、そう提案してみよう！』
テクニック⑦ 『私は』を増やし、自分なりの解決策を提示しよう
同じことを伝えるのでも、自分を主語にして、『私は』で始め、
さらに、自分なりの解決策を提示することを意識するだけで、
説明は力強くなり、説得力が増します。
ダメな説明例
課長：『応募者のＡさんはどうでしたか？』
自分：『ちょっと頑固そうな人ですね。うちのやり方に早く慣れてくれるならいいんですが・・メンバーも好き嫌いが分かれるかもしれません。Ｂさんあたりとは合わないのではないでしょうか。
課長：『で、面接の結論は？』
自分：『採用を急ぐなら、候補として残す方向ですね』
課長：『・・・』
良い説明例
課長：『応募者のＡさんはどうでしたか？』
自分：『私はちょっと頑固そうな人だと思いました。うちのやり方に早くなれてもらう必要があると思います。私としてはメンバーの好き嫌いも心配しています。例えば、Ｂさんと組ませることは避けたほうが良いと思います。』
課長：『で、面接の結論は？』
自分：『私としては採用を急ぎたいのですが、結論を出すために確認したいこともあります。私は候補として残しますので、次の面接官に見極めをお願いしたいです。』
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