1970年生まれ。結婚を機に帰省し、メーカーへ入社。平社員で入社して９年で取締役(平→課長→次長→部長→常務→専務)／激動の時代を生き抜く、人としての器を広げるための情報をXで発信中！／成功論／リーダー論／心のスキルアップ／コミュニケーション術／趣味：ピアノ・筋トレ・サウナ・愛犬ヾ(・ω・*)なでなで
【決定版】プレゼン・報告が劇的に変わる！仕事で「伝わる説明」をする7つのテクニック
仕事の成功は、スムーズなコミュニケーションにかかっています。プレゼン、会議、上司への報告など、あらゆる場面で求められる「説明力」。この記事では、あなたの説明を劇的に改善し、仕事の効率を飛躍的に高める7つのテクニックを、具体的な例を交えて解説します。
1. 結論から話す！「大きな情報 ⇒ 小さな情報」の順に伝えよう
優秀なビジネスパーソンは、相手にどう話せば伝わるかを常に考えています。まず「結論」や「全体像」といった大きな情報を先に伝え、その後に具体的な数字や詳細な情報で補足しましょう。
【悪い説明例】
「部長、新しい業務フローを導入して混乱が起きています。書類が以前の担当者のところに回っていたり、紛失したりしてます。外部からの問い合わせにもうまく対応できておらず、クレームが増えてきました。業務フローを前の形に戻してほしいと言い出す人もいます。それが無理ならば、もう一度、メンバーに新しい業務フローを徹底させる必要があると思います。」
- 一番言いたいこと(結論)が何か分からない
- 部長にどうしてほしいのかが伝わらない
【良い説明例】
「部長、新しい業務フローを導入して混乱が起きているため、業務フローを元に戻すご相談をさせてください。書類が以前の担当者のところに回っていたり、紛失したりしています。外部からの問い合わせにもうまく対応できておらず、クレームが増えてきています。」
- 結論が明確なので、部長も動きやすい
2. 話をシンプルに！「1つの話に1つの結論」を徹底する
「話がまとまっていない」「結局何が言いたいのかわからない」と言われたことはありませんか？それは、一つの説明で複数の結論を伝えようとしているのが原因かもしれません。
話す前に、伝えたい結論を1つに絞りましょう。これだけで、あなたの話は格段にわかりやすくなります。
3. 想定外の質問には「細部から話して結論を探す」
結論から話すのが基本ですが、会議などで突然予期せぬ質問をされたときはどうすればいいのでしょうか。
まずは「これは結論ではありませんが…」と前置きし、具体的な例をいくつか挙げます。話しながら例を整理し、その中から結論を導き出しましょう。この「最大限わかりやすく話そう」という姿勢は、必ず評価につながります。
【理想的な説明の流れ】
- 結論から入るわけではないことを伝える
例：「一言では答えられませんが、いくつか気になっていることがあります。」
- 具体例を挙げる
例：「スマホの普及と合わせて、タブレットを一緒に持ち歩く人も増えてきています。」
- 自分が挙げた具体例を通じて、話しながら結論を探す
例：「スマホの機能が進化する一方で、ユーザーは用途に分けてモバイル機器を使い分けているのではと思います。」
4. 聞く準備を促す！「話の目的」を最初に伝えよう
いきなり本題に入っても、相手は話を聞く心の準備ができていません。
「今から〇〇についてご説明します」のように、最初に話の目的を伝え、相手に「聞く準備」をしてもらいましょう。また、話が長くなりそうなときは「ここまでよろしいですか？」と確認を入れることで、相手の理解度を把握し、よりスムーズに話を進められます。
5. テンポよく！「サウンドバイト」で短く伝えよう
テレビのナレーションや政治家のスピーチで使われる、一文を短く切って話すテクニックが「サウンドバイト」です。これを活用すると、あなたの話は記憶に残りやすくなります。
【悪い説明例】
「会議議事録担当の鈴木さんが急病でお休みのため、本日提出期限の、先週木曜日に行われた会議議事録を、誰かが代わりに作成しなければいけません。」
【良い説明例】
「鈴木さんが急病でお休みです。鈴木さんが議事録作成を担当していたのですが、先週の会議議事録はまだ作成されていません。本日提出期限のため、誰かが代わりに作成する必要があります。」
6. 目的を共有して協力を得る
誰かに仕事をお願いしたり指示を出したりするときは、「何が目的なのか」を明確に伝えましょう。目的が分かれば、相手は「なぜその作業が必要なのか」を理解し、より良い方法を提案してくれる可能性があります。
【目的が示されていないダメな例】
「バイク便を呼んで、この書類をＡさんに送ってください。」
【目的が示されている良い例】
「バイク便を呼んで、この書類をＡさんに送ってください。そうすれば、Ａさんにすぐ書類を確認してもらうことができるので。」
7. 「私は」を主語にして、自分の意見を明確に伝える
説得力のある説明には「自分なりの意見」が必要です。ただ事実を伝えるだけでなく、「私はこう思います」と主語を明確にし、解決策を提示するだけで、あなたの発言は格段に力強くなります。
【悪い説明例】
課長：「応募者のＡさんはどうでしたか？」
自分：「ちょっと頑固そうな人ですね。うちのやり方に早く慣れてくれるならいいんですが・・メンバーも好き嫌いが分かれるかもしれません。Ｂさんあたりとは合わないのではないでしょうか。」
【良い説明例】
課長：「応募者のＡさんはどうでしたか？」
自分：「私はちょっと頑固そうな人だと思いました。私としてはメンバーの好き嫌いも心配しています。例えば、Ｂさんと組ませることは避けたほうが良いと思います。」
いかがでしたか？これらのテクニックを意識するだけで、あなたの説明力は格段に向上するはずです。
さらに、プレゼン資料の作成や本番での話し方について深く学びたい方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。
→ 【徹底解説】プレゼン資料作成から本番まで！相手を惹きつけるための準備・話し方・手法
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