【役員の視点】「段取り」で残業をゼロにする技術｜先読み力で評価を最大化する時間管理術

「毎日一生懸命働いているのに、なぜか残業が続く…」もしあなたがそう感じているなら、それは努力の不足ではなく、仕事の「段取り」と「先読み力」に原因があるかもしれません。

私は取締役として多くの部下を見てきましたが、仕事が早い人と遅い人の差は、能力の差ではありません。仕事に取り掛かる前の「設計図（段取り）」の精度の差です。役員クラスが評価するのは、単に早く帰る人ではなく、先を読み、余裕を持って成果を出す人なのです。

今回は、残業を劇的に減らしつつ、あなたの評価を最大化させる「役員流・時間管理の鉄則」を解説します。

仕事が遅い人は、予定を隙間なく埋めて安心します。しかし、仕事ができるリーダーは、あえて「自分ではコントロールできない時間」を考慮して、3割のバッファ（余白）を組み込みます。

【役員の教え】
私は、不測の事態が起きやすい会議の前後には、メールチェックなどの「調整可能なタスク」しか入れません。さらに、重要タスクの直後に「動かせない外部アポ」をわざと配置し、強制的に仕事を切り上げる強制終了の仕組みを作っています。これこそが、無駄な延長を防ぐ「段取り」の極意です。

残業が習慣化する人は、「資料作成：2時間」という見積もりの甘さで自滅します。実際には、情報収集、構成案の作成、上司への事前確認（根回し）、修正対応といった「付随作業」が存在します。

これらを見落とすのは、仕事に対する慢心です。すべての「隠れた作業」をタスクとして分解し、スケジュールに組み込む。この精緻な段取りが、納期直前のパニックを未然に防ぎます。

1つの仕事が終わるまで次に行かないのは、現場作業員の思考です。リーダーに必要なのは、移動中やランチの5分を「先読みの準備」に充てる習慣です。

私は移動中、スマホを眺める代わりに「午後の会議で出るであろう反対意見」を予測し、その回答を頭の中で整理します。この「ながら思考」があれば、デスクに戻ったときには既に答えが出ているため、作業時間が半分になります。

複雑で重い仕事は、着手するまでに多大なエネルギーを消費します。私はこれを「5分で終わる作業」まで細かく分解します。「企画書作成」ではなく「表紙のタイトルだけ書く」から始めるのです。

小さな一歩が集中力の呼び水となり、スキマ時間さえも有効な武器に変わります。この「分解の技術」こそ、ストレスフリーの仕事術の核心です。

役員の視点から見て、最も「人間の幅」が狭いと感じるのは、探し物に時間を費やす部下です。探し物は利益を1円も生みません。

ファイル名の命名ルールを徹底する、退社前の5分でデスクトップを空にする。こうした段取りの基礎を徹底してください。整った環境は、そのまま仕事の正確性に直結します。

「他人のせいで残業になった」という言い訳を捨てましょう。他人の振る舞いまで予測して動くのが先読み力です。

いつも話が長い相手には、最初から「次の予定があるため30分で失礼します」とゴールを提示する。相手の遅延を予測してバッファを広めに取る。主導権を常に自分が握る工夫が、自由な時間を生み出します。

仕事が山積みのとき、すべてを完璧にやろうとするのは二流です。重要度と緊急度で分類し、時には「今日はこれはやらない」と決める勇気を持ってください。

私が平社員から役員へ登り詰める過程で学んだのは、「100点の中途半端な仕事」より「80点だが納期より遥か前に終わる仕事」の方が圧倒的に評価されるという事実です。優先順位を明確にすることは、自分を守る最大の防衛術です。

残業を減らすことは、単に楽をすることではありません。生み出した時間で先読み力を磨き、さらに質の高い仕事をすることで、あなたの市場価値を高めるための戦略です。今日から「段取り」の意識を1ミリ変えるだけで、景色は劇的に変わるはずです。