残業を減らす【仕事術】今日からできる時間管理のコツ7選

1. スケジュールに「バッファ時間」を組み込む

会議や打ち合わせが長引くと、その後の予定がすべてずれ込んでしまいます。仕事ができる人は、こうした「自分ではコントロールできない時間」をあらかじめ考慮してスケジュールを立てています。

• フレキシブルなタスクを配置する：予定が変わりやすい会議や打ち合わせの前後に、メールチェックや資料整理など、時間が調整しやすいタスクを入れましょう。
• あえて「強制終了」を作る：固定された重要タスクの直後に、どうしても外せない別の予定（商談や面談など）を入れ込むことで、前の仕事を切り上げざるを得ない状況を作り出せます。これにより、無駄な延長を防ぐことができます。

2. 付随作業も含めてタスク全体を計画する

残業が習慣になっている人の多くは、タスクを完了するまでの付随作業を見落としがちです。

例えば、「プレゼン資料作成」というタスクには、「情報収集」「構成検討」「デザイン調整」といった様々な作業が含まれています。これらの「隠れた作業」にかかる時間も考慮に入れて計画を立てることで、スケジュールが遅れるのを防げます。

3. 「ながら作業」でスキマ時間を有効活用する

1つのタスクが終わらないと次の仕事に移れない…と悩んでいませんか？

移動時間やランチ休憩などのスキマ時間を活用すれば、複数のタスクを同時に進めることができます。

• 移動中に：企画のアイデアを練る、今日やるべきことのリストを頭の中で整理する。
• カフェでランチ中に：資料を読む、関連ニュースをチェックする。

こうした「ながら作業」を意識するだけで、1日の生産性は大きく変わります。

4. 長いタスクは細かく分解して片付ける

「時間がかかる複雑な仕事」は、取りかかるのが億劫になりがちです。

そのような仕事は、5分や10分でできる小さなブロックに分解しましょう。これにより、集中力が途切れることなくタスクを進められるだけでなく、スキマ時間にも少しずつ作業を進めることが可能になります。

5. 探し物をする時間をなくす

仕事の効率を著しく下げるのが「探し物」です。必要な書類やデータがすぐに見つからず、貴重な時間を無駄にしていませんか？

• ファイルのルールを決める：誰が見ても分かるように、ファイル名やフォルダの階層にルールを設けましょう。
• 整理する時間を設ける：1日の終わりに5分でもいいので、デスク周りやPCのデスクトップを整理する時間を設けましょう。

6. 他人の都合に振り回されない工夫をする

他人の都合でスケジュールが狂ってしまうことが多い場合は、あらかじめ対策を立てておきましょう。

• バッファ時間を設ける：相手との約束の前後には、時間の融通が利く小さなタスクを配置します。
• 長めに時間を確保する：いつも同じ人と話すと長引きがちであれば、最初から少し長めの時間を確保しておくのが賢明です。

7. 優先順位を明確にする

仕事が山積みで何から手をつけていいか分からないときは、タスクに優先順位をつけましょう。

• 重要度と緊急度で分類：重要度が高く、かつ緊急度も高いタスクを最優先で処理します。
• 「やるべきこと」と「やらないこと」を決める：自分が本当にやるべき仕事に集中するため、時には思い切って「やらないこと」を決めることも大切です。