結論を先延ばししない会議の行ない方

2020年12月30日

仕事論

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会議 イメージ


会議は『準備が8割』と言われており、

駄目な会議は、

単に、当たり障りのない状況報告などの交換に

95%の時間を費やしているパターンです。

会議は本来、意思決定問題解決の場です。

それを実現するには、

『目的の明確化と議題の設定』が必要です。

以下の3点がキッチリできれば、

会議は8割方、成功します。

①目的を確認

成果を明確に意識しましょう。

・成果の出ない会議は時間のムダ

目標とそれを達成するための方法を決める

②会議を仕分け

無駄な会議はしない

報告/情報共有だけの会議は不要

・本当に会議の形態でなければ処理できないのか、再考する。

③参加者を厳選

6人以下をベースとする

成果を得るために、最も効果的と思えるメンバーだけを会議に呼ぶ。

・6人以上増えると発言しない人が増える傾向になるため

○良い結論を導きだす5つのルール

①『どのようにすれば』で議題を考える

会議の議題は、『どのようにすれば』で始めましょう。

『なぜ』で始まる質問にすると、

参加者は『できない理由』を挙げるだけで、

解決策がなかなか出てこないからです。

駄目な会議の議題・・・なぜ、売り上げが上がらないのか

良い会議の議題・・どのようにすれば売り上げが上がるのか


②チャレンジングな目標を設定する

目標は、

今の実力では達成できないような高いものにしましょう。

そうすることで、

従来は見えなかった議題が浮き彫りになり、

これを解決しようと参加者が努力し、

大きな成果を期待できます。

例えば、

『売り上げ10%アップ』ではなく、

『売り上げを2倍にするにはどうすればよいか』と考えてみる。

こうすると、

今までとはレベルの違った取り組みが必要になり、

ハードルは上がりますが、

今までにない解決策が得られる余地が生まれます。

それこそが価値のある会議となります。

『どのようにすれば、海外進出できるか』

『どのようにすれば、5年でアジアno.1企業になれるか』


というように価値ある議題で会議を行いましょう。

③参加者自身の目的を明確化

参加者は、

『会議に参加することで自分が得たい成果は何か』

を会議の最初に発表するようにします。


組織の目標

個人のメリットに関わってくることが分ければ、

その目標を達成しようという意欲が増します。


会議のテーマ

→月間の売り上げ目標を達成する

参加者個人が得たい成果

→他の参加者と、目標達成に有効な『顧客開拓の方法』を共有する


④『プラスの話』から聞く

会議には

『楽しい雰囲気』も大切で、時には冗談も必要です。

参加者に

『うまくいっていること』を最初に話してもらうようにしましょう。

そうすることで、

その場のムードが良くなり、何でも話しやすい環境となり、

本当に解決すべき問題を吸い上げられることができます。

⑤発言のフォーマットを決める。

上司と部下の関係などが障害となって

言いたいことがはっきり言えないこともあります。

遠慮や気遣いをしないで済むように、

『フォーマット』

を決めておくと、発言しやすい環境にすることが可能です。

提案のフォーマット

『提案があります。○○してください。なぜなら、○○だからです』

(例)

発言の趣旨:提案があります

提案の内容:今週中に皆で手分けして100件アポ入れてください

提案の理由:なぜなら、売り上げ目標を達成するには、商談件数を増やす必要

      があるからです。


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