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会議の良し悪しは下準備で決まる
結論を先延ばししない会議の行ない方
会議は『準備が８割』と言われており
駄目な会議は、
単に、当たり障りのない状況報告などの交換に
９５％の時間を費やしているパターンです。
会議は本来、意思決定と問題解決の場です。
それを実現するには、
『目的の明確化と議題の設定』が必要です。
以下の３点がキッチリできれば、会議は８割方、成功します。
①目的を確認
成果を明確に意識しましょう。
・成果の出ない会議は時間のムダ
・目標とそれを達成するための方法を決める
参加するメンバーも
テーマで呼ばれた理由や役割を把握し、
出せる情報、見解、その論拠、
それに伴う資料などを用意しておきましょう。
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②会議を仕分け
無駄な会議はしない
・報告/情報共有だけの会議は不要
定例会や進捗確認は、メールやSlackなどの
チャットツールを使えば事足ります。
・本当に会議の形態でなければ処理できないのか、再考する。
③参加者を厳選
５人をベースとする
・成果を得るために、最も効果的と思えるメンバーだけを会議に呼ぶ。
・５人以上増えると発言しない人が増える傾向になり、
その人の時間と時給が無駄に費やされるため、避けるほうがベストです。
オンライン会議をスムーズに進行させる６つのコツ
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コロナの影響を受けて、
これまでの対面会議に置き換わり、
オンライン会議が増えてきています。
オンライン会議では、
会議を欠席した人に録画データを渡して
共有できたり、会議内容の再確認も容易である一方で、
会話を始めるタイミングが掴みにくかったり、
複数人同時での会話は聞き取りにくいなど、
のデメリットがあるため、
工夫してツールを賢く使いこなす必要があります。
オンライン会議をスムーズに
行う為に以下の６つのコツを掴み、
有効活用していきましょう。
オンライン会議において、
発言が聞き取りにくい原因は、
メンバーのＰＣや回線環境の質による影響があるため、
スムーズに進行できるようにするために、
通常の会話よりも気持ちゆっくりめに話して、
間を少し作るように意識しましょう。
それにより、
オンライン上で声が聞き取りやすくなり、
また他のメンバーが発言しやすい
タイミングを作り出すことができます。
オンライン会議のデメリットとしては、
複数人が同時に話すことで、声が重なってしまい、
聞こえにくくなってしまうという点です。
気を使って発言を控えてしまうと
何も主張できないまま会議が終わってしまうことも。
発言したいタイミングで発言するためにも、
画面上で挙手をして、話したい意向を
伝えたり、会議ツールにあるチャットへ
発言内容を入力して伝えると
円滑に会議を進めることができます。
対面会議では、手元の資料やプロジェクターなど
他に目を移す時間がありますが、
オンライン会議では、
画面を見ている状況が続くため、
対面会議よりもメンバーの表情を見る時間は長くなります。
そのため、
他のメンバーから見られていると察して、
自分が発言していない時でも、
今の内容は理解できた、理解できなかったなど、
ジェスチャーを大きめに交えて表現するなど、
話を聞いている姿勢を作ることが大切です。
オンライン会議の前には、
対面上での会議と同様に、
事前に作成した資料を送付しておき、
共有するようにしましょう。
会議が始まってからの画面上での共有は、
非常に見えにくいため、
見てもらえない可能性があるためです。
オンライン会議で問題になりやすい点が、
画質や音質が悪く、相手に伝わらないなど、
参加メンバーの環境トラブルです。
そのようなトラブルを回避するために、
パソコンに備え付けられているマイクとスピーカーは
できるだけ使わないほうが良いです。
ヘッドセットも、長時間使うことで
耳が痛くなってしまうデメリットがあります。
一番のおススメは
スピーカーフォンを使うことです。
中でも、
Anker のPower Confを使うことで、
手元ボタンでミュートの有無を切り替えることができ、
音質も快適のため推奨します。
また、
通信回線の質も、会議の質を大きく左右させます。
速度が遅く不安定な場合、
音が途切れたり、画面が止まる問題が発生しやすいです。
一番ベストは、有線でＰＣに直接接続、
もしくはWi-Fi環境が望ましいです。
オンライン会議は
ゆっくりと話す必要性があることから、
対面会議よりも時間が押しがちです。
せっかく皆が集まった貴重な時間を
潰さないために、
発言時間は参加メンバー全員で注意する必要があります。
会議全体の時間と進行状況に応じて、
自分は何分話す時間があるのかを見定めましょう。
仮に時間がない中、発言したい時には、
『1点だけいいですか？』
など、ポイントとなる内容を絞ることで、
コンパクトに伝えることができます。
自分の顔がずっと映っていると、
緊張状態が続くため、
目的に応じて、映像あり／なしを
使い分けることで、
参加者のストレスを減らすことが出来ます。
■映像ありが良いケース
主に人間関係の構築を目的とするケース
の場合が有効です。
- 初対面の方がいる場合
- ミーティングでの最初と最後の挨拶
- 質疑応答の場面
■音声のみで良いケース
主に情報共有が目的の場合に有効です。
- １対多数のセミナーや講義
- 情報共有が目的の会議や打ち合わせ
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