結論を先延ばししない会議の行ない方

2020年12月30日

仕事論

t f B! P L
結論を先延ばししない会議の行ない方


会議は『準備が8割』と言われており、

駄目な会議は、

単に、当たり障りのない状況報告などの交換に

95%の時間を費やしているパターンです。

会議は本来、意思決定と問題解決の場です。

それを実現するには、

『目的の明確化と議題の設定』が必要です。

以下の3点がキッチリできれば、

会議は8割方、成功します。

①目的を確認

成果を明確に意識しましょう。

・成果の出ない会議は時間のムダ

・目標とそれを達成するための方法を決める

②会議を仕分け

無駄な会議はしない

・報告/情報共有だけの会議は不要

・本当に会議の形態でなければ処理できないのか、再考する。

③参加者を厳選

6人以下をベースとする

・成果を得るために、最も効果的と思えるメンバーだけを会議に呼ぶ。

・6人以上増えると発言しない人が増える傾向になるため

○良い結論を導きだす5つのルール

①『どのようにすれば』で議題を考える

会議の議題は、『どのようにすれば』で始めましょう。

『なぜ』で始まる質問にすると、

参加者は『できない理由』を挙げるだけで、

解決策がなかなか出てこないからです。

駄目な会議の議題・・・なぜ、売り上げが上がらないのか

良い会議の議題・・どのようにすれば売り上げが上がるのか


②チャレンジングな目標を設定する

目標は、

今の実力では達成できないような高いものにしましょう。

そうすることで、

従来は見えなかった議題が浮き彫りになり、

これを解決しようと参加者が努力し、

大きな成果を期待できます。

例えば、

『売り上げ10%アップ』ではなく、

『売り上げを2倍にするにはどうすればよいか』と考えてみる。

こうすると、

今までとはレベルの違った取り組みが必要になり、

ハードルは上がりますが、

今までにない解決策が得られる余地が生まれます。

それこそが価値のある会議となります。

『どのようにすれば、海外進出できるか』

『どのようにすれば、5年でアジアno.1企業になれるか』


というように価値ある議題で会議を行いましょう。

③参加者自身の目的を明確化

参加者は、

『会議に参加することで自分が得たい成果は何か』

を会議の最初に発表するようにします。


組織の目標が

個人のメリットに関わってくることが分ければ、

その目標を達成しようという意欲が増します。


会議のテーマ

→月間の売り上げ目標を達成する

参加者個人が得たい成果

→他の参加者と、目標達成に有効な『顧客開拓の方法』を共有する


④『プラスの話』から聞く

会議には

『楽しい雰囲気』も大切で、時には冗談も必要です。

参加者に

『うまくいっていること』を最初に話してもらうようにしましょう。

そうすることで、

その場のムードが良くなり、何でも話しやすい環境となり、

本当に解決すべき問題を吸い上げられることができます。

⑤発言のフォーマットを決める。

上司と部下の関係などが障害となって

言いたいことがはっきり言えないこともあります。

遠慮や気遣いをしないで済むように、

『フォーマット』

を決めておくと、発言しやすい環境にすることが可能です。

提案のフォーマット

『提案があります。○○してください。なぜなら、○○だからです』

(例)

発言の趣旨:提案があります

提案の内容:今週中に皆で手分けして100件アポ入れてください

提案の理由:なぜなら、売り上げ目標を達成するには、商談件数を増やす必要

      があるからです。


会議の良し悪しは下準備で決まる











打ち合わせや会議は、本番前の準備が最も大切です。

会議の場をスムーズにこなす優秀な人は、
準備の段階から会議の展開を自分なりにイメージしてます。
『この内容から話を始めて、これとこれを相手に伝えて議論を重ねて
終盤にはこの話を切り出す。そしてこの結論は必ず決める。
やや足りないのはこの資料か・・』
というようにイメージを膨らませています。
また、
確実に指摘を受ける部分は、
事前に相手を納得させる材料を探して準備します。
会議資料は、
参加者の理解レベルを予測して作る配慮も必要です。
・部署の違う人が参加する会議
難しい専門用語や略語を使うと相手は理解できないため
丁寧な分かりやすい資料を作り込むことが大切です。
・仕事の状況を把握済で共通言語が通じる会議
資料はある程度簡略化し、作り込む手間を省くのが最良です。


全般的に、概要を1枚の用紙にまとめて、
冒頭に会議の目的と目標などを
簡潔かつ明確に伝えるのも大事です。
ざっと目を通して、
会議内容や進捗状況が把握できるものに仕上げましょう。
あとは、その1枚を中心に、
話の過程で必要な資料を別紙で用意するだけでOKです。

資料の完成度が高く、
さらに段取りが良ければ、会議はスムーズに進行します。
資料の完成度を高めるには、
見るべきポイントに目がいくように工夫しましょう。

資料やデータの収集は
誰でも入手できるネット情報より、
経験者や識者から得た生の情報の方が確実に価値があります。
会議の参加者に手ごわそうな人がいるのであれば
その人に事前に相談しておくのも1つの手です。
事前の指摘であれば、
会議本番前に解決できる可能性があるからです。


会議前のプレゼンは円滑に進み成功できるように、
事前準備をしっかり行い、臨みましょう。

人生は変えられる!


自己紹介

自分の写真
会社役員         こんにちは!人としての器を広げるための情報発信ブログです。 生きていく上での人生のバイブル的な コンテンツを目指してます。                      問い合わせいただく、記事転載希望のご質問ですが、リンク、転載元を明記していただければ、全記事、転載自由です。

【無料】読者登録はコチラ

人生は変えられる! - にほんブログ村

Twitter

広告提携(株式会社マイナビ)



広告提携(株式会社コーチェット)



広告提携(SHE株式会社)



人としての器を広げる教材1

人としての器を広げる教材2

人としての器を広げる教材3

人としての器を広げる教材4

頑張る自分へのご褒美を検索

QooQ