有意義な会議の進め方とは?結論を先延ばししない進行方法を解説

2020年12月30日

成功仕事術

t f B! P L
結論を先延ばししない会議の行ない方


3年間無料延長制度あり 中小企業診断士専門講座【診断士ゼミナール】


会議の良し悪しは下準備で決まる

会議の良し悪しは下準備で決まる


打ち合わせや会議は、本番前の準備が最も大切です。

会議の場をスムーズにこなす優秀な人は
準備の段階から会議の展開を自分なりにイメージしてます。

『この内容から話を始めて、これとこれを相手に伝えて議論を重ねて
終盤にはこの話を切り出す。そしてこの結論は必ず決める。
やや足りないのはこの資料か・・』

というようにイメージを膨らませています。

また、
確実に指摘を受ける部分は、
事前に相手を納得させる材料を探して準備します。

会議資料は、
参加者の理解レベルを予測して作る配慮も必要です。

・部署の違う人が参加する会議

難しい専門用語や略語を使うと相手は理解できないため
丁寧な分かりやすい資料を作り込むことが大切です。

・仕事の状況を把握済で共通言語が通じる会議

資料はある程度簡略化し、作り込む手間を省くのが最良です。

全般的に、概要を1枚の用紙にまとめて、
冒頭に会議の目的と目標などを
簡潔かつ明確に伝えるのも大事です。

ざっと目を通して、
会議内容や進捗状況が把握できるものに仕上げましょう。

あとは、その1枚を中心に
話の過程で必要な資料を別紙で用意するだけでOKです。

資料の完成度が高く、
さらに段取りが良ければ、会議はスムーズに進行します。

資料の完成度を高めるには、
見るべきポイントに目がいくように工夫しましょう。

資料やデータの収集は
誰でも入手できるネット情報より
経験者や識者から得た生の情報の方が確実に価値があります。

会議の参加者に手ごわそうな人がいるのであれば
その人に事前に相談しておくのも1つの手です。

事前の指摘であれば、
会議本番前に解決できる可能性があるからです。

会議前のプレゼンは円滑に進み成功できるように、
事前準備をしっかり行い、臨みましょう。


結論を先延ばししない会議の行ない方 


会議は『準備が8割』と言われており

駄目な会議は、

単に、当たり障りのない状況報告などの交換に

95%の時間を費やしているパターンです。


会議は本来、意思決定と問題解決の場です。

それを実現するには、

『目的の明確化と議題の設定』が必要です。


以下の3点がキッチリできれば、会議は8割方、成功します。


①目的を確認

成果を明確に意識しましょう。


・成果の出ない会議は時間のムダ

・目標とそれを達成するための方法を決める


参加するメンバーも

テーマで呼ばれた理由や役割を把握し、

出せる情報、見解、その論拠、

それに伴う資料などを用意しておきましょう。

仕事で成果を上げるために心がけることとは?成果を出せる人の特徴、共通点と禁句事項


②会議を仕分け

無駄な会議はしない


・報告/情報共有だけの会議は不要

定例会や進捗確認は、メールやSlackなどの

チャットツールを使えば事足ります。


・本当に会議の形態でなければ処理できないのか、再考する。


③参加者を厳選

5人をベースとする


・成果を得るために、最も効果的と思えるメンバーだけを会議に呼ぶ。

・5人以上増えると発言しない人が増える傾向になり、

その人の時間と時給が無駄に費やされるため、避けるほうがベストです。


オンライン会議をスムーズに進行させる6つのコツ

オンライン会議をスムーズに進行させる6つのコツ


コロナの影響を受けて、

これまでの対面会議に置き換わり、

オンライン会議が増えてきています。


オンライン会議では、

会議を欠席した人に録画データを渡して

共有できたり、会議内容の再確認も容易である一方で、


会話を始めるタイミングが掴みにくかったり、

複数人同時での会話は聞き取りにくいなど、

のデメリットがあるため、

工夫してツールを賢く使いこなす必要があります。


オンライン会議をスムーズに

行う為に以下の6つのコツを掴み、

有効活用していきましょう。


①ゆっくりめに話して間を作ろう


オンライン会議において、

発言が聞き取りにくい原因は、

メンバーのPCや回線環境の質による影響があるため、


スムーズに進行できるようにするために、

通常の会話よりも気持ちゆっくりめに話して、

間を少し作るように意識しましょう。


それにより、

オンライン上で声が聞き取りやすくなり、

また他のメンバーが発言しやすい

タイミングを作り出すことができます。


②チャットや挙手で話したい意向を伝えよう


オンライン会議のデメリットとしては、

複数人が同時に話すことで、声が重なってしまい、

聞こえにくくなってしまうという点です。


気を使って発言を控えてしまうと

何も主張できないまま会議が終わってしまうことも。


発言したいタイミングで発言するためにも、

画面上で挙手をして、話したい意向を

伝えたり、会議ツールにあるチャットへ

発言内容を入力して伝えると

円滑に会議を進めることができます。


③対面以上にジェスチャーを大きめにしよう


対面会議では、手元の資料やプロジェクターなど

他に目を移す時間がありますが、

オンライン会議では、

画面を見ている状況が続くため、

対面会議よりもメンバーの表情を見る時間は長くなります。


そのため、

他のメンバーから見られていると察して、

自分が発言していない時でも、

今の内容は理解できた、理解できなかったなど、

ジェスチャーを大きめに交えて表現するなど、

話を聞いている姿勢を作ることが大切です。


④事前に資料を作って送付しておこう


オンライン会議の前には、

対面上での会議と同様に、

事前に作成した資料を送付しておき、

共有するようにしましょう。


会議が始まってからの画面上での共有は、

非常に見えにくいため、

見てもらえない可能性があるためです。


⑤スピーカーフォンを使い会議を快適にしよう


オンライン会議で問題になりやすい点が、

画質や音質が悪く、相手に伝わらないなど、

参加メンバーの環境トラブルです。


そのようなトラブルを回避するために、

パソコンに備え付けられているマイクとスピーカーは

できるだけ使わないほうが良いです。


ヘッドセットも、長時間使うことで

耳が痛くなってしまうデメリットがあります。


一番のおススメは

スピーカーフォンを使うことです。


中でも、

Anker のPower Confを使うことで、

手元ボタンでミュートの有無を切り替えることができ、

音質も快適のため推奨します。



また、

通信回線の質も、会議の質を大きく左右させます。

速度が遅く不安定な場合、

音が途切れたり、画面が止まる問題が発生しやすいです。


一番ベストは、有線でPCに直接接続、

もしくはWi-Fi環境が望ましいです。


⑥何分話せるかを意識しよう


オンライン会議は

ゆっくりと話す必要性があることから、

対面会議よりも時間が押しがちです。


せっかく皆が集まった貴重な時間を

潰さないために、

発言時間は参加メンバー全員で注意する必要があります。


会議全体の時間と進行状況に応じて、

自分は何分話す時間があるのかを見定めましょう。


仮に時間がない中、発言したい時には、

『1点だけいいですか?』

など、ポイントとなる内容を絞ることで、

コンパクトに伝えることができます。


⑦映像あり/なしを使い分ける


自分の顔がずっと映っていると、

緊張状態が続くため、

目的に応じて、映像あり/なしを

使い分けることで、

参加者のストレスを減らすことが出来ます。


■映像ありが良いケース


主に人間関係の構築を目的とするケース

の場合が有効です。

  • 初対面の方がいる場合
  • ミーティングでの最初と最後の挨拶
  • 質疑応答の場面


■音声のみで良いケース


主に情報共有が目的の場合に有効です。

  • 1対多数のセミナーや講義
  • 情報共有が目的の会議や打ち合わせ


良い結論を導き出す7つのルール


①『どのようにすれば』で議題を考える

会議の議題は、『どのようにすれば』で始めましょう。

『なぜ』で始まる質問にすると
参加者は『できない理由』を挙げるだけで
解決策がなかなか出てこないからです。

駄目な会議の議題・・・なぜ、売り上げが上がらないのか
良い会議の議題・・どのようにすれば売り上げが上がるのか

②チャレンジングな目標を設定する

目標は
今の実力では達成できないような高いものにしましょう。

そうすることで、
従来は見えなかった議題が浮き彫りになり
これを解決しようと参加者が努力し
大きな成果を期待できます。

例えば、
『売り上げ10%アップ』ではなく、
『売り上げを2倍にするにはどうすればよいか』と考えてみる。

こうすると、
今までとはレベルの違った取り組みが必要になり
ハードルは上がりますが
今までにない解決策が得られる余地が生まれます。

それこそが価値のある会議となります。

『どのようにすれば、海外進出できるか』
『どのようにすれば、5年でアジアno.1企業になれるか』

というように価値ある議題で会議を行いましょう。



③参加者自身の目的を明確化

参加者は
『会議に参加することで自分が得たい成果は何か』
を会議の最初に発表するようにします。

組織の目標が
個人のメリットに関わってくることが分かれば
その目標を達成しようという意欲が増します。

会議のテーマ
→月間の売り上げ目標を達成する

参加者個人が得たい成果
→他の参加者と、目標達成に有効な『顧客開拓の方法』を共有する

④『プラスの話』から聞く

会議には
『楽しい雰囲気』も大切で、時には冗談も必要です。

参加者に
『うまくいっていること』を
最初に話してもらうようにしましょう。

そうすることで、
その場のムードが良くなり、何でも話しやすい環境となり
本当に解決すべき問題を吸い上げられることができます。


⑤発言のフォーマットを決める

上司と部下の関係などが障害となって
言いたいことがはっきり言えないこともあります。

遠慮や気遣いをしないで済むように
『フォーマット』を決めておくと、
発言しやすい環境にすることが可能です。


提案のフォーマット

『提案があります。○○してください。なぜなら、○○だからです』

(例)
発言の趣旨:提案があります

提案の内容:今週中に皆で手分けして100件アポ入れてください

提案の理由:なぜなら、売り上げ目標を達成するには
商談件数を増やす必要があるからです。


⑥問題解決型の会議のゴール

複数の解決策のうちで最も合理性の高いものを
選べばよいため、議論を深めれば、
おのずとゴールに到達できます。

⑦クリエイティブな会議のゴール

主観同士の話し合いになるため、
合理的な正解は出ないことから、
どこかで誰かが決裁しないといけません。

その役割は
通常リーダーが担うことが多いですが、
これまで多くの結果を出してきた人が
決めるという方法を使いましょう。

その人の感性には、
一定の成功法則があると考えられるためです。

逆にマイナスとなるのは、
複数意見の最大公約数でまとめることです。

クリエイティブな会議でこの方法を用いると、
目新しくもない、つまらない結論となるため、
注意しましょう。



人生は変えられる!


注目の投稿

【保存版】地域連携プラットフォーム受講者17名の口コミ評判は?他社より格安のキャリアコンサルタント養成講習

 本記事は広告・プロモーションが含まれてます

自己紹介

自分の写真
平社員で入社して9年で取締役まで登り詰めた経験から、激動の時代を生き抜く、人としての器を広げるための情報を様々な話題から発信中!                      問い合わせいただく、記事転載希望のご質問ですが、リンク、転載元を明記していただければ、全記事、転載自由です。

Twitter

お問い合わせ

名前

メール *

メッセージ *

QooQ