有意義な会議の進め方とは？結論を先延ばししない進行方法を解説

社内会議に長時間費やした挙句、目的が不明確なまま、

結論はまた来週・・・という不毛な経験をした方は少なからずいると思います。

そもそも会議とは、思考の化学反応を起こすことによって、

新しいアイデアを生み、次の行動を決定するためのものです。

ダラダラを一掃する３つのポイントを意識して、

短時間で成果を出す技術を身につけましょう。

①ゴールは明確か？

社内会議で獲得したい結果を明確にして、

出席者全員で事前に共有しておく必要があります。

ゴールが異なれば、参加者の発言内容も当然変わります。

例えば、社内会議で

• 改善策を決めるのか
• 改善策のアイデアを洗い出すのか

までをはっきりさせておく必要があります。

②論点は明確か？

ゴールだけなく、その時々で話すべき論点も共有する必要があります。

例えば、発言内容が自慢話や世間話など、脱線ばかりする人も意外と多いです。

今話すべきテーマが何であるかを明確にして、

脱線を食い止めなければ、無駄な時間を費やしてしまいます。

③判断基準の設定

• 私はこう思う
• いや、僕はこう思う

といった応酬では結論には至りません。

なぜそう思うのかという判断基準を共有して議論をすることで、結論が出やすくなります。

また、アイデアが生まれる可能性も高くなります。

論点をずらさないためにも、判断基準を設けることは欠かせません。

上記のゴール・論点・判断基準があればそれは必要な会議です。

ポイントを押させていれば、ダラダラ会議もなくなるはずです。

メンバーの力で化学反応を引き出して、可能な限り、質の高い結論を出しましょう。

逆にゴール・論点・判断基準がなければ、それは無駄な会議です。

情報共有するためだけの会議などはその最たるものです。

ただ共有するだけならメールや書面でＯＫです。

①見える化

参加者の発言の要点をホワイトボードに書き込んでいきます。

発言を見える化すると、理解が深まり論点もキープできます。

また、発言が書き出されるため、無駄な話を控えるようになります。

発言を箇条書きにするだけでなく、図解などを書いて、思考の共有化を図るのも有効です。

そのまま議事録として使えるので、ホワイトボードは印刷機能付を使うのがベストです。

②指名

日本人の社内会議で多いのが、最後まで無発言の人です。

これでは基本３ポイントがしっかりしていても会議は盛り上がりません。

進行役は順番に配慮しながら、指名して発言しやすくしましょう。

ただし、上司から発言すると部下の発言に影響するため、

立場の弱い方から指名するようにしましょう。

指名しても発言しない方は、会議そのものに不満がある可能性もあります。

そのため、このようなタイプの人には、

事前に会議開催の目的を話しておくようにしましょう。

指名には、脱線しがちな人や、しゃべりすぎる人を後回しにできるという利点もあります。

この結論に同意したというコミットメントをもらう時も有効です。

③ラップアップ

社内会議終了時には、必ずラップアップ(まとめ)を心がけましょう。

社内会議で何が決まって何が決まらなかったのかを整理して、

次に何をすべきかを明確にしなければ話し合ったことが無駄になります。

うまく結論を出せなかった時も、ラップアップすることで、

次はちゃんと結論を出さないと。という意識が高まります。

社内会議終了時間の５分前にはラップアップしましょう。

④アイスブレーク

社内会議のオープニングは、会議中の流れに大きな影響を及ぼします。

参加者が和むような話を心がけましょう。

加えて、巻き込む雰囲気を作って、聴く耳を持たせることができればベストです。

ゴールを確認するのは重要ですが、長々と小難しい話をするのは

悪影響を及ぼすので気をつけましょう。

話すのが苦手な人は、場を盛り上げるのが得意な人に話を振るのもＯＫです。

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①社内会議そのものが必要かを見極める

日常的に行われている社内会議が、本当は必要なものかを確認しましょう。

ポイントは、その会議にゴール、論点、判断基準があるかどうか。

どれもない場合は、無駄な会議と言えるのでなくしてしまいましょう。

②必要な社内会議に潜在する無駄もなくす

３つのポイントを備えている会議でも、脱線話や沈黙などの無駄はあります。

参加者の発言の要点を書き出し、論点がずれないように気配りしましょう。

さらに、無言の出席者は指名をして発言しやすくしましょう。

社内会議の最後には、必ずまとめの時間を作りましょう。

たどり着いたゴールが明確でなければ、会議の後、

どのような行動を起こせばよいのかが曖昧になってしまいます。

次の行動に移す為に、担当者までしっかり決めておきましょう。

コロナの影響後、これまでの対面会議に置き換わり、オンライン会議が増えてきています。

オンライン会議では、会議を欠席した人に録画データを渡して共有できたり、

会議内容の再確認も容易である一方で、

会話を始めるタイミングが掴みにくかったり、複数人同時での会話は聞き取りにくいなど、

のデメリットがあるため、工夫してツールを賢く使いこなす必要があります。

オンライン会議をスムーズに行う為に以下の６つのコツを掴み、

有効活用していきましょう。

オンライン会議において、発言が聞き取りにくい原因は、

メンバーのＰＣや回線環境の質による影響があるため、

スムーズに進行できるようにするために、通常の会話よりも気持ちゆっくりめに話して、

間を少し作るように意識しましょう。

それにより、オンライン上で声が聞き取りやすくなり、また他のメンバーが発言しやすい

タイミングを作り出すことができます。

オンライン会議のデメリットとしては、複数人が同時に話すことで、声が重なってしまい、

聞こえにくくなってしまうという点です。

気を使って発言を控えてしまうと、何も主張できないまま会議が終わってしまうことも。

発言したいタイミングで発言するためにも、画面上で挙手をして、

話したい意向を伝えたり、会議ツールにあるチャットへ発言内容を入力して伝えると

円滑に会議を進めることができます。

対面会議では、手元の資料やプロジェクターなど他に目を移す時間がありますが、

オンライン会議では、画面を見ている状況が続くため、

対面会議よりもメンバーの表情を見る時間は長くなります。

そのため、他のメンバーから見られていると察して、自分が発言していない時でも、

今の内容は理解できた、理解できなかったなど、

ジェスチャーを大きめに交えて表現するなど、話を聞いている姿勢を作ることが大切です。

オンライン会議の前には、対面上での会議と同様に、

事前に作成した資料を送付しておき、共有するようにしましょう。

会議が始まってからの画面上での共有は、非常に見えにくいため、

見てもらえない可能性があるためです。

オンライン会議で問題になりやすい点が、

画質や音質が悪く、相手に伝わらないなど、参加メンバーの環境トラブルです。

そのようなトラブルを回避するために、

パソコンに備え付けられているマイクとスピーカーはできるだけ使わないほうが良いです。

ヘッドセットも、長時間使うことで耳が痛くなってしまうデメリットがあります。

一番のおススメはスピーカーフォンを使うことです。

中でも、Anker のPower Confを使うことで、

手元ボタンでミュートの有無を切り替えることができ、音質も快適のため推奨します。

また、通信回線の質も、会議の質を大きく左右させます。

速度が遅く不安定な場合、音が途切れたり、画面が止まる問題が発生しやすいです。

一番ベストは、有線でＰＣに直接接続、もしくはWi-Fi環境が望ましいです。

オンライン会議はゆっくりと話す必要性があることから、

対面会議よりも時間が押しがちです。

せっかく皆が集まった貴重な時間を潰さないために、

発言時間は参加メンバー全員で注意する必要があります。

会議全体の時間と進行状況に応じて、自分は何分話す時間があるのかを見定めましょう。

仮に時間がない中、発言したい時には、

『1点だけいいですか？』など、ポイントとなる内容を絞ることで、

コンパクトに伝えることができます。

自分の顔がずっと映っていると、緊張状態が続くため、

目的に応じて、映像あり／なしを使い分けることで、

参加者のストレスを減らすことが出来ます。

■映像ありが良いケース

主に人間関係の構築を目的とするケースの場合が有効です。

• 初対面の方がいる場合
• ミーティングでの最初と最後の挨拶
• 質疑応答の場面

■音声のみで良いケース

主に情報共有が目的の場合に有効です。

• １対多数のセミナーや講義
• 情報共有が目的の会議や打ち合わせ