会議の生産性を最大化！準備・進行・Web会議の質を高める全技術

１．会議・打ち合わせを成功に導く「展開のイメージ」

スムーズな議論を実現するため、事前準備では以下のシミュレーションを徹底しましょう。

• 議論の道筋：どの内容から切り出し、何を伝え、どのような議論を経て、終盤にどの結論を出すか。会議の目的と目標を必ず達成するための道筋を描きます。
• 必要な材料の洗い出し：イメージした展開の中で「やや足りない資料はないか？」「相手を納得させるデータはあるか？」を事前にチェックします。
• 懸念点の先回り：確実に指摘を受ける部分を予測し、相手を納得させるための客観的なデータや根拠を事前に用意します。

この展開のイメージこそが、会議のファシリテーションを円滑にする土台となります。

① 部署・専門性の異なる人が参加する会議

• 専門用語や略語は避け、丁寧で分かりやすい表現を心がけましょう。
• 図解や具体例を多く用い、専門外の人でも概要がすぐに理解できる資料を目指します。

② 仕事の状況を把握済みの会議

• 共通言語が通じるため、資料はある程度簡略化し、作成の手間を省くのが最良です。
• サマリー（概要）を1枚の用紙にまとめ、会議の目的と目標を冒頭で簡潔かつ明確に伝えます。
• この1枚を中心に議論を進め、詳細な資料や別紙のデータは過程で必要に応じて提示する形にしましょう。

資料の完成度を高めるには、「見るべきポイント」に参加者の目がいくように、重要な情報を太字や色で強調するなどの工夫も不可欠です。

３．会議の質を高める資料・情報の集め方

資料やデータの収集においては、誰もが入手できるネット情報よりも、経験者や識者から得た「生の情報」の方が、議論の質を高める価値があります。一次情報や専門家の知見を積極的に取り入れましょう。

４．手ごわい参加者への対策：事前相談の重要性

会議の参加者の中に手ごわそうな人や、影響力の大きい人がいる場合は、事前に相談しておくのが非常に有効です。

• メリット：事前の指摘であれば、会議本番前に問題点を解決または改善できる可能性があります。
• 効果：当日の議論がスムーズになり、建設的な結論へと導きやすくなります。

会議前のプレゼンテーションを円滑に進め、成功を掴むためにも、これらの事前準備と資料作成のコツを実践し、打ち合わせに臨みましょう。

１．ゴール（目的）は明確か？

会議で「何を獲得したいか」という最終的な結果を、参加者全員で事前共有することが重要です。

• 「改善策を決める」のか、「改善策のアイデアを洗い出す」のか、など、目指すアウトプットのレベルを明確にしましょう。
• ゴールが明確でないと、参加者の発言内容がブレ、議論が発散してしまいます。

２．論点（テーマ）は明確か？

ゴール達成のために「今、話すべきテーマ」は何であるかを明確にし、共有します。

• 自慢話や世間話などの脱線は、無駄な時間を生み出す最大の原因です。
• 進行役は、論点から外れた発言を迅速に軌道修正し、議論を本筋に戻す役割を担います。

３．判断基準（根拠）は設定されているか？

単なる「私はこう思う」「僕はこう思う」という主観の応酬では結論は出ません。

• 「なぜそう思うのか」という判断基準（データ、市場動向、顧客の声など）を共有して議論することで、客観的に結論が出やすくなります。
• 判断基準を設けることは、論点をずらさないためにも欠かせず、質の高いアイデアが生まれる土壌を作ります。

スキル①：発言・思考の「見える化」で全員の理解を深める

参加者の発言の要点をホワイトボードなどに書き出して見える化します。

• 効果：発言内容の理解が深まり、論点をキープしやすくなります。
• 心理的効果：発言が記録されるため、無駄な話を控えるようになり、発言の質が向上します。
• 活用：箇条書きだけでなく、図解を用いて思考の共有化を図りましょう。印刷機能付きのホワイトボードであれば、そのまま議事録としても活用でき、会議後の手間を省けます。

スキル②：効果的な「指名」で参加者全員を巻き込む

日本人の会議にありがちな「無発言者」をなくし、議論を活性化させます。

• 指名の配慮：立場の弱い方から指名することで、上司の発言による心理的な影響を避け、自由な発言を促します。
• 事前準備：発言しない参加者には、会議の開催目的を事前に話し、当事者意識を持ってもらいましょう。
• 進行上の利点：脱線しがちな人やしゃべりすぎる人を後回しにすることで、議論の流れをコントロールできます。
• コミットメント：結論が出た際に指名することで、参加者からの同意（コミットメント）を明確に得られます。

スキル③：終了5分前の「ラップアップ（まとめ）」を徹底する

会議の終了時間を守り、話し合いを無駄にしないための必須スキルです。

• ラップアップの目的：「何が決まって」「何が決まらなかったのか」「次に何をすべきか」を明確に整理することです。
• 実践：終了時間の5分前には必ずまとめに入り、担当者と次の行動までを決定します。
• 意識改革：うまく結論が出なかった場合でもラップアップすることで、「次は必ず結論を出す」というメンバーの意識を高める効果があります。

スキル④：場を和ませる「アイスブレイク」で聴く耳を持たせる

会議のオープニングは、その後の流れを大きく左右します。

• 目的：参加者が和む雰囲気を作り、聴く耳を持たせ、議論に巻き込むことです。
• 注意点：ゴール確認は重要ですが、長々と小難しい話をするのは逆効果です。場を盛り上げるのが得意な人に話を振るなどして、スムーズに議論の態勢に移行しましょう。

ステップ１：会議そのものの必要性を見極める

日常的に行われている会議にゴール、論点、判断基準の3つがあるか確認しましょう。どれもない場合は無駄な会議であり、即座に廃止し、メール等の情報共有に切り替えます。

ステップ２：必要な会議から「無駄」を排除する

上記3つの基本原則を満たした会議でも、脱線話や沈黙の無駄は潜んでいます。

• ファシリテーターが発言を見える化し、論点がずれないよう細心の注意を払いましょう。
• 無言の出席者には指名を使い、全員の意見を引き出しましょう。

ステップ３：会議の最後は必ず「ラップアップ」で締めくくる

会議でたどり着いたゴールを明確にし、次の行動（ネクストアクション）に確実につなげるため、ラップアップを会議の文化として定着させましょう。担当者まで明確にすることが、成果を出すための最後のカギです。

テクニック①：【聞きやすさ向上】ゆっくり話し、間（ま）を意識的に作る

オンライン会議では、参加者のPCや回線環境によって音声の遅延や途切れが発生しがちです。

• 意識すること：通常の会話よりも気持ちゆっくりめに話し、間を少し作るようにしましょう。
• 効果：音声が聞き取りやすくなり、他のメンバーが発言しやすいタイミングを作り出すことができます。

テクニック②：【発言機会の確保】チャットや挙手で発言意向を伝える

複数人が同時に話すと声が重なり、発言が難しくなるのがWeb会議の大きなデメリットです。発言を控えてしまうと、何も主張できないまま会議が終わってしまいます。

• 実践：発言したいタイミングで、会議ツールにある「挙手」機能で話したい意向を伝えるか、チャットに発言内容を簡潔に入力して伝えましょう。
• 効果：議論を遮らずに発言の順番が確保でき、円滑に会議を進めることができます。

テクニック③：【集中力維持】対面以上にジェスチャーを大きめにする

オンライン会議では画面を見続ける時間が長いため、参加者は互いの表情をよく見ています。

• 意識すること：自分が発言していない時でも、「理解できた」「理解できなかった」などのサインをジェスチャーを大きめに交えて表現しましょう。
• 効果：話を聞いている姿勢を示すことで、発言者への安心感を与え、会議全体の集中力と活気を維持できます。

テクニック④：【視認性向上】事前に資料を作成し、PDFなどで送付する

対面会議と同様、オンライン会議の前には、事前に作成した資料を参加者に送付し、共有しましょう。

• 理由：会議が始まってから画面上で共有する資料は、参加者の画面サイズや解像度によって見えにくくなる可能性が高いからです。
• ベストプラクティス：会議中に議論を深めるための資料は事前に配布し、会議中は要点だけを映すように切り分けましょう。

テクニック⑤：【時間厳守】会議全体の進行から発言時間を逆算する

オンライン会議は間を取る必要性があるため、対面会議よりも時間が超過しがちです。

• 意識すること：会議全体の時間と進行状況に応じて、自分は何分話せるかを常に意識して見定めましょう。
• 時間がない場合：「1点だけいいですか？」など、冒頭で発言量を宣言し、ポイントを絞ってコンパクトに伝えることが重要です。

テクニック⑥：【ストレス軽減】映像あり／なしを会議の目的に応じて使い分ける

自分の顔が映り続けることによる緊張状態（カメラ疲れ）は、参加者のストレスを増やします。目的に応じて映像の有無を使い分け、参加者の負担を減らしましょう。

• 初対面の方がいる場合
• ミーティングでの最初と最後の挨拶
• 質疑応答の場面

• 1対多数のセミナーや講義
• 情報共有が目的の会議や打ち合わせ

最適な機材選び：スピーカーフォンを推奨

パソコン備え付けのマイクやスピーカーは、音質が悪く、環境音を拾いやすいという問題があります。

• 推奨機材：スピーカーフォンの使用を推奨します。ヘッドセットと異なり、長時間利用による耳の痛みなどのデメリットがありません。
• ポイント：手元でミュートの有無を素早く切り替えられる機種を選ぶと、議論を止めずに済み、非常に快適です。

回線対策：有線接続とWi-Fiの使い分け

通信回線の質は、音声の途切れや画面停止といったトラブルに直結し、会議の質を大きく左右します。

• 最優先：可能であれば有線でPCに直接接続するのがベストです。
• 次善策：それが難しい場合は、速度が安定したWi-Fi環境が望ましいです。不安定な回線では、どれだけ話術を駆使してもトラブルを避けられません。

原則①：『どのようにすれば』で議題を考える

議論の出発点を『なぜ』ではなく『どのようにすれば』で始めましょう。

• 駄目な議題：なぜ、売り上げが上がらないのか？（参加者が「できない理由」を挙げることに終始しがち）
• 良い議題：どのようにすれば、売り上げが上がるのか？（解決策や行動に焦点を当て、前向きな議論を促す）

原則②：チャレンジングな「高すぎる目標」を設定する

目標は、今の実力では簡単には達成できないような高いものに設定しましょう。

• 例：「売り上げ10％アップ」ではなく、「売り上げを2倍にするにはどうすればよいか」
• 効果：従来の枠組みでは解決できない、レベルの違った取り組みや新しい解決策が必要となり、これが価値のある創造的な会議につながります。
• 事例：「どのようにすれば、海外進出できるか」を「どのようにすれば、5年でアジアNo.1企業になれるか」に高める。

テクニック③：参加者自身の「目的」を明確化し、当事者意識を高める

会議の冒頭で、参加者それぞれが「この会議に参加することで自分が得たい成果は何か」を発表する時間を設けましょう。

• 会議のテーマ：月間の売り上げ目標を達成する
• 個人が得たい成果：他の参加者と、目標達成に有効な「顧客開拓の方法」を共有する

組織の目標が個人のメリットに関わることが分かると、目標達成への意欲が劇的に増します。

テクニック④：最初に『うまくいっていること（プラスの話）』から聞く

会議のムードを良くし、何でも話しやすい環境を作るために、最初に『うまくいっていること』を話してもらいましょう。

• 効果：場が和み、ムードが良くなることで、心理的な安全性が高まります。その結果、本当に解決すべき本質的な問題やネガティブな情報も吸い上げられるようになります。

テクニック⑤：遠慮をなくす「発言フォーマット」を決める

上司と部下の関係などによる遠慮や気遣いで、言いたいことが言えない状況を避けるために、発言のフォーマットを事前に決めましょう。

この提案フォーマットにより、感情論ではなく論理的かつ明確な発言が促されます。

タイプA：問題解決型の会議のゴール

（例：既存事業の課題解決、トラブル対応など）

• ゴール：複数の解決策の中から、最も合理性の高いものを選び出すこと。
• 結論の出し方：議論を深めることで、合理的な正解がおのずと導き出されます。

タイプB：クリエイティブな会議のゴール

（例：新規事業のアイデア出し、ブランディング戦略など）

• ゴール：合理的な正解が存在しないため、どこかで決裁を下すこと。
• 結論の出し方：
  • リーダーやこれまで多くの結果を出してきた人が、その感性と成功法則に基づいて決裁を下す方法が有効です。
• 避けるべきこと：複数の意見の最大公約数でまとめること。この方法では、目新しくもない、つまらない結論にしかならないため、価値ある創造性を損ないます。