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２つの条件を事前に確認しよう
仕事を始める前に、必ず確認しておくべきことが、
- 前提条件
- 制約条件
の２つです。
前提条件は、その仕事における決め事や方針などで、
物販では、ターゲットにしたい顧客層を明確にしたり、
価格を決定したりする条件を決めることです。
例
- ターゲット顧客は？
- リリースはいつ？
- 販売目標は？
- 広報戦略は？
- 販売価格は？
- 販売店舗は？
- どのブランドで販売するか？
制約条件は変更が難しい法律や制度であったり、
環境や時間・人口・世論なども該当します。
例
- 独占禁止法に触れないような価格設定
- 景気不安定による消費意欲の減少
- リストラによる開発メンバーの減少
- 競合他社の商品が前年比２５％増の成長率
- 商品流通網が現時点で国内でしか存在しない
上記のように、
前提条件と制約条件をできる限り洗いだしておくことで、
後々に起こりえる問題を見越すための第１歩になりますので、
先読み力を鍛えて、好機を逃さず、
様々な状況に先手を打てる力をつけていきましょう。
３つの範囲を意識しよう
物事を先読みするためには、
視点を広く持って、仕事の範囲や限界地点を
見定めておく必要があります。
そこで必要となるのが、
スコープマネジメント(プロジェクトの範囲を決める)です。
仕事の場面では、３つの範囲を意識しましょう。
まずは、
何をどこまでやるかを決める作業範囲。
次に、
誰が何をどこまでやるかを定めておく責任範囲。
最後は、
個々の知識量や経験値を踏まえておく能力範囲。
この３つの範囲を決めることで
タスクの重複や漏れといった単純ミスを防ぎ、
能力の限界や仕事の偏りを正しく把握し、
効率化を図ることが可能になります。
仕事でのミス・確認不足を減らす方法は？ミス対策の行動習慣を身につけよう
仕事の依頼は、
出す側と受ける側で認識が大きく違うことが少なくありません。
例えば、上司から
『社員研修書類を作っておいて』
と依頼された場合
『社員研修書類を作り、会議に使う人数分まで用意する』
ということまで含まれている可能性もあるからです。
こうした認識の違いによるミスを
先読みで防ぐには、作業範囲をより細かく設定して、
双方で共有しておくことが大切です。
この時点で、何をどこまでやれば、その仕事が完了なのかを
詳細内容と期限を明らかにするようにしましょう。
複数の人が関わる仕事では、作業をすべて洗い出したうえで、
- 誰が
- 何をどこまで
担当するか責任を明らかにしましょう。
これが先読みには欠かせないプロセスで、
作業の重複や抜け・漏れを防ぐことに繋がります。
日常の仕事では、関係者とデータを共有しやすいように、
エクセルなどの表計算ソフトなどを使うことで、
日程や進行が管理しやすくなるので、おすすめです。
１つの仕事にどれだけの関係者がいるかを把握するにも役に立ちます。
根拠のない自信や無理なスケジューリングは、
後々になって、
- 納期が間に合わない
- 結局できなかった
といったトラブルを生みかねません。
新しい仕事を請け負う際には
現在抱えている業務内容の量と質を加味したうえで、
自分の仕事の処理能力を正しく把握しておきましょう。
例えば、書類作成を頼まれた場合、
自分の能力と照らし合わせて、
- リサーチ３時間
- 作成３時間
- 上司のチェック１日
上記の時間を要するので、最低３日は必要。
といった見積もりを正しく作れないと、
結果的に周りに迷惑をかけかねません。
気合でどうにかします。
といった言葉が出る状況ならば、
再度、自分の状況を整理・把握することが大切です。
整理整頓のコツを掴もう！快適な仕事環境を継続するポイントをご紹介
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