【シーン別】仕事ですぐに使えるモノの言い方伝え方

2022年7月15日

コミュニケーション術

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モノの言い方伝え方 イメージ


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自分が選ぶ言葉によって、

相手に与える印象は大きく変わります。


様々な仕事のシーンですぐに使える

モノの言い方伝え方の厳選フレーズをご紹介します。


シーン① 説明する


説明する時は、分かりやすい表現で、

相手に失礼のない言葉を選んで内容を伝えましょう。


確認や強調のフレーズも大切です。


ポイント


①説明は、要点を絞って端的に

②折り目正しく、丁寧な言葉で

③確認や強調の言葉も効果的に使う


要点をわかりやすくする


× □□が特徴です。

  また、△△という特徴もあります


※特徴や要点を羅列するような説明は、

相手に伝わりにくいです。

最初に要点の数を挙げてから、

各ポイントを簡潔に述べるようにしましょう。


〇 特徴は3点です。1つ目は・・・


使い方


この企画の特徴は、全部で3点あります。

まず1点目は〇〇です。

次に2点目は△△です。

そして、3点目は□□です。


説明の終わりに


× 以上で終わります


※説明が終わったら、質問があるかどうかを

確認するのがルールです。

話が長い場合やテーマが複数の時は、

説明の途中に、キリの良い所で確認しましょう。


〇 ご不明な点はございませんか


使い方


以上で私の説明を終わらせていただきます。

何か不明な点はございませんか。


考え、思いを強調する


× 絶対に〇〇です


※ビジネスシーンで自分の考えや思いを

強調する時に、絶対という言い方はNGです。

さりげない言いまわしで、

強く訴えることが大切です。


〇 過言ではないと思われます


使い方


今回の成功の要因については、

〇〇にあると言っても、

決して過言ではないと思われます。


シーン② 会議で発言する


会議では堂々と議論しながらも、

出席者を不快にさせない言葉遣いを心がけましょう。

特に進行役は、丁寧な言葉でまとめていきましょう。


ポイント


①冷静に、謙虚な姿勢で発言する

②他人の意見をストレートに否定しない

③様々な意見が出るように配慮する


間違いを指摘する


× それは間違いです


※会議の席でおもむろに間違いを指摘されて、

良い気持ちになる人はいません。

こちらが下手に出れば、角が立ちません。


〇 間違っていましたら、ご容赦ください。


使い方


もし間違っていましたら、ご容赦ください。

先ほどの〇〇さんのご指摘についてですが・・


指摘に答えられない時


×気づきませんでした


※鋭い指摘に『気づきませんでした』

と応じると、稚拙な印象を与えます。

大人の言い回しで、

『目下、検討している』という姿勢を見せましょう。


〇 ただいま、詰めております


使い方


その点につきましては、

ただいま詰めている最中です


議論を本題に戻す


× 本題に戻ってもよろしいですか


※本題からそれた議論は、

遠慮がちな言い方では軌道修正が

厳しい場合も生じます。

毅然とした口調で議題を再提示して、

進行への協力を仰ぎましょう。


〇 本日の議題は〇〇です。

  進行にご協力をお願いします


使い方


本日の議題は次年度予算についてです。

時間も限られておりますので、

進行にご協力をお願いします。


シーン③ 電話をかける


相手への気遣いと敬意を含んだ

丁寧な言葉で対応しましょう。


姿が見えない分、

あなたが口にする言葉に対して、

相手が敏感になることも覚えておきましょう。


ポイント


①相手の状況を確認してから本題へ

②相手を上に置く丁寧なフレーズで

③受け答えは折り目正しく


依頼事をする時


× お願いしたいことがあって・・・


※いきなり本題へ入るのではなく、

まず相手の状況を気遣うフレーズを

前置きするようにしましょう。

携帯へかける場合は、

特に注意が必要です。


〇 お時間を頂いてよろしいでしょうか


使い方


ただいまお時間を頂いてよろしいでしょうか。

実はお願い事がありまして・・・


伝言を頼む


× 伝言してもらえますか


※伝言を頼む時は、相手の手間を

かけさせることが前提となるため、

丁寧なモノの言い方でお願いしましょう。


〇 お言づけ願えますか


使い方


明日のお約束を10時に変更したいと、

お言づけ願えますか


相手が不在の時


× では結構です


※相手に折り返しの連絡をしてもらう

必要がなくても、

あまりにぶっきらぼうな言い方は止めましょう。


その後どうするのか、どうしたいのか、

自分の希望を丁寧に伝えましょう。



〇 後ほど改めましてお電話させていただきます


使い方


ご不在ですか。では、後ほど改めまして

私からお電話させていただきます


シーン④ 電話を受ける


取り次ぎする時や担当者不在時は、

受け答えに注意して、

臨機応変に対応しましょう。


丁寧で相手に信頼感を与える言葉を

選びましょう。


ポイント


①相手に失礼のない、丁寧な言葉で

②担当者が不在の場合は、特に丁重に

③確認の言葉を効果的に使う


電話と取り次ぐ


× では代わります


※代わります。ではやや横柄です。

〇〇でございますね。と

指名された社員の名前を確認すると

親切になります。


〇 ただ今お繋ぎいたします


使い方


営業部の〇〇でございますね。

ただ今お繋ぎいたしますので、

少々お待ちくださいませ


かけ直しの提案


× どうしましょうか


※電話を取り次ぐことができない場合は、

電話口の相手に意向を聞くのではなく、

こちらから具体的な方法を提案しましょう。


〇 後ほど、こちらからお電話いたしましょうか


伝言を受ける


× 了解しました


※この一言で済ませるのは、誠意に欠けます。

誰かに伝えます。と言い添えれば、

信頼感を与えられます。



〇 確かに申し伝えます


シーン⑤ 人脈を作る


挨拶は円滑な人間関係を

保つための術で、会話の糸口にもなります。


印象よく、スマートにすることを

心がけましょう。


ポイント


①虚礼にならないように心を込めて

②さりげなく会話の糸口にする

③折り目正しい態度で


初対面の人へ


× どうも、初めまして


※どうも。を使うと、

くだけた挨拶になります。

特に仕事相手や目上の人に

対してはふさわしくありません。


初めまして。についても

より丁寧に言える余地があります。


〇 初めてお目にかかります


使い方


初めてお目にかかります。

私、〇〇社の□□と申します。

どうぞよろしくお願いします。


久しぶりに会う人へ


× お元気でしたか


※挨拶の場で、イエス、ノーを

答えさせる質問を投げかけるのは、

やや唐突です。

会話の糸口をつかむフレーズを使いましょう。


〇 ご無沙汰しています。

  お元気そうで何よりです


使い方


すっかりご無沙汰していまして、

申し訳ございません。

お元気そうで何よりです。


ゆっくり話せない時に


× また、そのうちに


※あいさつ程度ですぐ別れるような時は、

そのうちに。という気持ちを

大人のフレーズにすると、印象が良くなります。


〇 いずれ、改めまして


使い方


今日はゆっくりお話ができなくて。

いずれ、改めましてご連絡いたします。



シーン⑥ 別れ際で声をかける


別れ際の一言は印象に残るものです。

社交辞令を含めて、

礼儀正しく、スマートなフレーズを

押させておきましょう。


ポイント


①すっきりスマートに

②上品な言い回しも覚える

③また会いたいと思わせる


来客を送る


× それでは


※別れ際に、それでは。だけでは、

やや素っ気ない雰囲気になります。


相手を気遣う一言を添えるだけで、

温かいフレーズになり、

好印象になります。


〇 どうぞお気を付けて


使い方


それではここで失礼いたします。

どうぞお気を付けてお帰りください。


片付けをする来客へ


× 後でやるからいいですよ


※資料や茶碗などを片付けて帰ろうとする

お客がいたら、ぞんざいな言い方は控え、

相手の気遣いへの感謝の気持ちを込めて

声をかけるようにしましょう。


〇 どうぞ、そのままで結構です


使い方


どうぞ、そのままで結構です。

お気遣いいただきまして恐縮です。


しばらく会わない人へ


× では、またいつか


※いつか。という、次の機会があるかどうか

分からない言い回しより、

また会いたいという意思が伝わる表現

のほうが、好感を持たれます。



〇 またお目にかかれることを

  楽しみにしております


使い方


またお目にかかれることを楽しみにしております。

どうぞお元気で


シーン⑦ 相づちを打つ


相づちは、相手との会話を盛り上げるための

重要なツールです。


上手に話を引き出すことができれば

上級者です。


ポイント


①きちんと聞いている姿勢を見せる

②愚痴、自慢話には共感を

③相手が話しやすいようにリードする


目上の人の話に感心する


× なるほど


※なるほど。は自分のことを軽くみている。

と思われる可能性があります。

目上の人の話を聞く時は、ふさわしくありません。



〇 そうですか、勉強になります。


使い方


そうですか。それは知りませんでした。

勉強になります。


目上の人の話に同調する


× 確かに


※相手に同調する相づちは、

偉そうな印象を与えてしまうこともあるので

注意が必要です。


目上の人には、少しへりくだった表現を

使いましょう。



〇 全くその通りですね


相手の話しを引き出す


× それで・・?


※相手が何か言いよどんでいる時や、

核心に触れるような話を引き出したい時は、

相手が話しやすくなるよう、

ソフトに誘導しましょう。



〇 と、おっしゃいますと


使い方


と、おっしゃいますと、

つまり、〇〇が原因ということですか?


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平社員で入社して9年で取締役まで登り詰めた経験から、コロナ禍の時代を生き抜く、人としての器を広げるための情報を様々な話題から発信中!                      問い合わせいただく、記事転載希望のご質問ですが、リンク、転載元を明記していただければ、全記事、転載自由です。

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