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自分が選ぶ言葉によって、
相手に与える印象は大きく変わります。
様々な仕事のシーンですぐに使える
モノの言い方伝え方の厳選フレーズをご紹介します。
シーン① 説明する
説明する時は、分かりやすい表現で、
相手に失礼のない言葉を選んで内容を伝えましょう。
確認や強調のフレーズも大切です。
ポイント
①説明は、要点を絞って端的に
②折り目正しく、丁寧な言葉で
③確認や強調の言葉も効果的に使う
× □□が特徴です。
また、△△という特徴もあります
※特徴や要点を羅列するような説明は、
相手に伝わりにくいです。
最初に要点の数を挙げてから、
各ポイントを簡潔に述べるようにしましょう。
〇 特徴は3点です。1つ目は・・・
使い方
この企画の特徴は、全部で3点あります。
まず1点目は〇〇です。
次に2点目は△△です。
そして、3点目は□□です。
× 以上で終わります
※説明が終わったら、質問があるかどうかを
確認するのがルールです。
話が長い場合やテーマが複数の時は、
説明の途中に、キリの良い所で確認しましょう。
〇 ご不明な点はございませんか
使い方
以上で私の説明を終わらせていただきます。
何か不明な点はございませんか。
× 絶対に〇〇です
※ビジネスシーンで自分の考えや思いを
強調する時に、絶対という言い方はNGです。
さりげない言いまわしで、強く訴えることが大切です。
〇 過言ではないと思われます
使い方
今回の成功の要因については、
〇〇にあると言っても、
決して過言ではないと思われます。
シーン② 会議で発言する
会議では堂々と議論しながらも、
出席者を不快にさせない言葉遣いを心がけましょう。
特に進行役は、丁寧な言葉でまとめていきましょう。
ポイント
①冷静に、謙虚な姿勢で発言する
②他人の意見をストレートに否定しない
③様々な意見が出るように配慮する
× それは間違いです
※会議の席でおもむろに間違いを指摘されて、
良い気持ちになる人はいません。
こちらが下手に出れば、角が立ちません。
〇 間違っていましたら、ご容赦ください。
使い方
もし間違っていましたら、ご容赦ください。
先ほどの〇〇さんのご指摘についてですが・・
×気づきませんでした
※鋭い指摘に『気づきませんでした』
と応じると、稚拙な印象を与えます。
大人の言い回しで、
『目下、検討している』という姿勢を見せましょう。
〇 ただいま、詰めております
使い方
その点につきましては、
ただいま詰めている最中です
× 本題に戻ってもよろしいですか
※本題からそれた議論は、
遠慮がちな言い方では軌道修正が
厳しい場合も生じます。
毅然とした口調で議題を再提示して、
進行への協力を仰ぎましょう。
〇 本日の議題は〇〇です。
進行にご協力をお願いします
使い方
本日の議題は次年度予算についてです。
時間も限られておりますので、
進行にご協力をお願いします。
シーン③ 電話をかける
相手への気遣いと敬意を含んだ
丁寧な言葉で対応しましょう。
姿が見えない分、
あなたが口にする言葉に対して、
相手が敏感になることも覚えておきましょう。
ポイント
①相手の状況を確認してから本題へ
②相手を上に置く丁寧なフレーズで
③受け答えは折り目正しく
× お願いしたいことがあって・・・
※いきなり本題へ入るのではなく、
まず相手の状況を気遣うフレーズを
前置きするようにしましょう。
携帯へかける場合は、特に注意が必要です。
〇 お時間を頂いてよろしいでしょうか
使い方
ただいまお時間を頂いてよろしいでしょうか。
実はお願い事がありまして・・・
× 伝言してもらえますか
※伝言を頼む時は、相手の手間を
かけさせることが前提となるため、
丁寧なモノの言い方でお願いしましょう。
〇 お言づけ願えますか
使い方
明日のお約束を10時に変更したいと、
お言づけ願えますか
× では結構です
※相手に折り返しの連絡をしてもらう
必要がなくても、
あまりにぶっきらぼうな言い方は止めましょう。
その後どうするのか、どうしたいのか、
自分の希望を丁寧に伝えましょう。
〇 後ほど改めましてお電話させていただきます
使い方
ご不在ですか。では、後ほど改めまして
私からお電話させていただきます
シーン④ 電話を受ける
取り次ぎする時や担当者不在時は、
受け答えに注意して、
臨機応変に対応しましょう。
丁寧で相手に信頼感を与える言葉を
選びましょう。
ポイント
①相手に失礼のない、丁寧な言葉で
②担当者が不在の場合は、特に丁重に
③確認の言葉を効果的に使う
× では代わります
※代わります。ではやや横柄です。
〇〇でございますね。と
指名された社員の名前を確認すると
親切になります。
〇 ただ今お繋ぎいたします
使い方
営業部の〇〇でございますね。
ただ今お繋ぎいたしますので、
少々お待ちくださいませ
× どうしましょうか
※電話を取り次ぐことができない場合は、
電話口の相手に意向を聞くのではなく、
こちらから具体的な方法を提案しましょう。
〇 後ほど、こちらからお電話いたしましょうか
× 了解しました
※この一言で済ませるのは、誠意に欠けます。
誰かに伝えます。と言い添えれば、信頼感を与えられます。
〇 確かに申し伝えます
シーン⑤ 人脈を作る
挨拶は円滑な人間関係を
保つための術で、会話の糸口にもなります。
印象よく、スマートにすることを
心がけましょう。
ポイント
①虚礼にならないように心を込めて
②さりげなく会話の糸口にする
③折り目正しい態度で
× どうも、初めまして
※どうも。を使うと、
くだけた挨拶になります。
特に仕事相手や目上の人に
対してはふさわしくありません。
初めまして。についても
より丁寧に言える余地があります。
〇 初めてお目にかかります
使い方
初めてお目にかかります。
私、〇〇社の□□と申します。
どうぞよろしくお願いします。
× お元気でしたか
※挨拶の場で、イエス、ノーを
答えさせる質問を投げかけるのは、やや唐突です。
会話の糸口をつかむフレーズを使いましょう。
〇 ご無沙汰しています。
お元気そうで何よりです
使い方
すっかりご無沙汰していまして、
申し訳ございません。
お元気そうで何よりです。
× また、そのうちに
※あいさつ程度ですぐ別れるような時は、
そのうちに。という気持ちを
大人のフレーズにすると、印象が良くなります。
〇 いずれ、改めまして
使い方
今日はゆっくりお話ができなくて。
いずれ、改めましてご連絡いたします。
シーン⑥ 別れ際で声をかける
別れ際の一言は印象に残るものです。
社交辞令を含めて、
礼儀正しく、スマートなフレーズを
押させておきましょう。
ポイント
①すっきりスマートに
②上品な言い回しも覚える
③また会いたいと思わせる
× それでは
※別れ際に、それでは。だけでは、
やや素っ気ない雰囲気になります。
相手を気遣う一言を添えるだけで、
温かいフレーズになり、好印象になります。
〇 どうぞお気を付けて
使い方
それではここで失礼いたします。
どうぞお気を付けてお帰りください。
× 後でやるからいいですよ
※資料や茶碗などを片付けて帰ろうとする
お客がいたら、ぞんざいな言い方は控え、
相手の気遣いへの感謝の気持ちを込めて
声をかけるようにしましょう。
〇 どうぞ、そのままで結構です
使い方
どうぞ、そのままで結構です。
お気遣いいただきまして恐縮です。
× では、またいつか
※いつか。という、次の機会があるかどうか
分からない言い回しより、
また会いたいという意思が伝わる表現
のほうが、好感を持たれます。
〇 またお目にかかれることを
楽しみにしております
使い方
またお目にかかれることを楽しみにしております。
どうぞお元気で
シーン⑦ 相づちを打つ
相づちは、相手との会話を盛り上げるための
重要なツールです。
上手に話を引き出すことができれば
上級者です。
ポイント
①きちんと聞いている姿勢を見せる
②愚痴、自慢話には共感を
③相手が話しやすいようにリードする
× なるほど
※なるほど。は自分のことを軽くみている。
と思われる可能性があります。
目上の人の話を聞く時は、ふさわしくありません。
〇 そうですか、勉強になります。
使い方
そうですか。それは知りませんでした。
勉強になります。
× 確かに
※相手に同調する相づちは、
偉そうな印象を与えてしまうこともあるので
注意が必要です。
目上の人には、少しへりくだった表現を
使いましょう。
〇 全くその通りですね
× それで・・?
※相手が何か言いよどんでいる時や、
核心に触れるような話を引き出したい時は、
相手が話しやすくなるよう、
ソフトに誘導しましょう。
〇 と、おっしゃいますと
使い方
と、おっしゃいますと、
つまり、〇〇が原因ということですか?
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