仕事ですぐに使えるモノの言い方伝え方は?シーン別にご紹介!

2024年1月12日

コミュニケーション術

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モノの言い方伝え方 イメージ


自分が選ぶ言葉によって、相手に与える印象は大きく変わります。

様々な仕事のシーンですぐに使えるモノの言い方伝え方の厳選フレーズをご紹介します。


シーン① 説明する


説明する時は、分かりやすい表現で、相手に失礼のない言葉を選んで内容を伝えましょう。

確認や強調のフレーズも大切です。


ポイント

  1. 説明は、要点を絞って端的に
  2. 折り目正しく、丁寧な言葉で
  3. 確認や強調の言葉も効果的に使う


要点をわかりやすくする


× □□が特徴です。また、△△という特徴もあります

〇 特徴は3点です。1つ目は・・・

※特徴や要点を羅列するような説明は、相手に伝わりにくいです。

最初に要点の数を挙げてから、各ポイントを簡潔に述べるようにしましょう。


<使い方>

この企画の特徴は、全部で3点あります。まず1点目は〇〇です。

次に2点目は△△です。そして、3点目は□□です。


説明の終わりに

× 以上で終わります

〇 ご不明な点はございませんか

※説明が終わったら、質問があるかどうかを確認するのがルールです。

話が長い場合やテーマが複数の時は、説明の途中に、キリの良い所で確認しましょう。


<使い方>

以上で私の説明を終わらせていただきます。何か不明な点はございませんか。


考え、思いを強調する

× 絶対に〇〇です

〇 過言ではないと思われます

※ビジネスシーンで自分の考えや思いを強調する時に、絶対という言い方はNGです。

さりげない言いまわしで、強く訴えることが大切です。


<使い方>

今回の成功の要因については、〇〇にあると言っても、決して過言ではないと思われます。


シーン② 会議で発言する


会議では堂々と議論しながらも、出席者を不快にさせない言葉遣いを心がけましょう。

特に進行役は、丁寧な言葉でまとめていきましょう。


ポイント

  1. 冷静に、謙虚な姿勢で発言する
  2. 他人の意見をストレートに否定しない
  3. 様々な意見が出るように配慮する


間違いを指摘する

× それは間違いです

〇 間違っていましたら、ご容赦ください。

※会議の席でおもむろに間違いを指摘されて、良い気持ちになる人はいません。

こちらが下手に出れば、角が立ちません。


<使い方>

もし間違っていましたら、ご容赦ください。先ほどの〇〇さんのご指摘についてですが・・


指摘に答えられない時

×気づきませんでした

〇 ただいま、詰めております

※鋭い指摘に『気づきませんでした』と応じると、稚拙な印象を与えます。

大人の言い回しで、『目下、検討している』という姿勢を見せましょう。


<使い方>

その点につきましては、ただいま詰めている最中です


議論を本題に戻す

× 本題に戻ってもよろしいですか

〇 本日の議題は〇〇です。進行にご協力をお願いします

※本題からそれた議論は、遠慮がちな言い方では軌道修正が厳しい場合も生じます。

毅然とした口調で議題を再提示して、進行への協力を仰ぎましょう。


<使い方>

本日の議題は次年度予算についてです。時間も限られておりますので、

進行にご協力をお願いします。


シーン③ 電話をかける


相手への気遣いと敬意を含んだ丁寧な言葉で対応しましょう。

姿が見えない分、あなたが口にする言葉に対して、

相手が敏感になることも覚えておきましょう。


ポイント

  1. 相手の状況を確認してから本題へ
  2. 相手を上に置く丁寧なフレーズで
  3. 受け答えは折り目正しく


依頼事をする時

× お願いしたいことがあって・・・

〇 お時間を頂いてよろしいでしょうか

※いきなり本題へ入るのではなく、まず相手の状況を気遣うフレーズを

前置きするようにしましょう。携帯へかける場合は、特に注意が必要です。


<使い方>

ただいまお時間を頂いてよろしいでしょうか。実はお願い事がありまして・・・


伝言を頼む

× 伝言してもらえますか

〇 お言づけ願えますか

※伝言を頼む時は、相手の手間をかけさせることが前提となるため、

丁寧なモノの言い方でお願いしましょう。


<使い方>

明日のお約束を10時に変更したいと、お言づけ願えますか


相手が不在の時

× では結構です

〇 後ほど改めましてお電話させていただきます

※相手に折り返しの連絡をしてもらう必要がなくても、

あまりにぶっきらぼうな言い方は止めましょう。

その後どうするのか、どうしたいのか、自分の希望を丁寧に伝えましょう。


<使い方>

ご不在ですか。では、後ほど改めまして私からお電話させていただきます


シーン④ 電話を受ける


取り次ぎする時や担当者不在時は、受け答えに注意して、

臨機応変に対応しましょう。

丁寧で相手に信頼感を与える言葉を選びましょう。


ポイント

  1. 相手に失礼のない、丁寧な言葉で
  2. 担当者が不在の場合は、特に丁重に
  3. 確認の言葉を効果的に使う


電話と取り次ぐ

× では代わります

〇 ただ今お繋ぎいたします

※代わります。ではやや横柄です。〇〇でございますね。と指名された社員の名前を確認すると親切になります。


<使い方>

営業部の〇〇でございますね。ただ今お繋ぎいたしますので、少々お待ちくださいませ


かけ直しの提案

× どうしましょうか

〇 後ほど、こちらからお電話いたしましょうか

※電話を取り次ぐことができない場合は、電話口の相手に意向を聞くのではなく、

こちらから具体的な方法を提案しましょう。


伝言を受ける

× 了解しました

〇 確かに申し伝えます

※この一言で済ませるのは、誠意に欠けます。誰かに伝えます。と言い添えれば、信頼感を与えられます。


シーン⑤ 人脈を作る


挨拶は円滑な人間関係を保つための術で、会話の糸口にもなります。

印象よく、スマートにすることを心がけましょう。


ポイント

  1. 虚礼にならないように心を込めて
  2. さりげなく会話の糸口にする
  3. 折り目正しい態度で


初対面の人へ

× どうも、初めまして

〇 初めてお目にかかります

※どうも。を使うと、くだけた挨拶になります。特に仕事相手や目上の人に

対してはふさわしくありません。

初めまして。についてもより丁寧に言える余地があります。


<使い方>

初めてお目にかかります。私、〇〇社の□□と申します。どうぞよろしくお願いします。


久しぶりに会う人へ

× お元気でしたか

〇 ご無沙汰しています。お元気そうで何よりです

※挨拶の場で、イエス、ノーを答えさせる質問を投げかけるのは、やや唐突です。

会話の糸口をつかむフレーズを使いましょう。


<使い方>

すっかりご無沙汰していまして、申し訳ございません。お元気そうで何よりです。


ゆっくり話せない時に

× また、そのうちに

〇 いずれ、改めまして

※あいさつ程度ですぐ別れるような時は、そのうちに。という気持ちを

大人のフレーズにすると、印象が良くなります。


<使い方>

今日はゆっくりお話ができなくて。いずれ、改めましてご連絡いたします。


シーン⑥ 別れ際で声をかける


別れ際の一言は印象に残るものです。社交辞令を含めて、

礼儀正しく、スマートなフレーズを押させておきましょう。


ポイント

  1. すっきりスマートに
  2. 上品な言い回しも覚える
  3. また会いたいと思わせる


来客を送る

× それでは

〇 どうぞお気を付けて

※別れ際に、それでは。だけでは、やや素っ気ない雰囲気になります。

相手を気遣う一言を添えるだけで、温かいフレーズになり、好印象になります。


<使い方>

それではここで失礼いたします。どうぞお気を付けてお帰りください。


片付けをする来客へ

× 後でやるからいいですよ

〇 どうぞ、そのままで結構です

※資料や茶碗などを片付けて帰ろうとするお客がいたら、ぞんざいな言い方は控え、

相手の気遣いへの感謝の気持ちを込めて声をかけるようにしましょう。


<使い方>

どうぞ、そのままで結構です。お気遣いいただきまして恐縮です。


しばらく会わない人へ

× では、またいつか

〇 またお目にかかれることを楽しみにしております

※いつか。という、次の機会があるかどうか分からない言い回しより、

また会いたいという意思が伝わる表現のほうが、好感を持たれます。


<使い方>

またお目にかかれることを楽しみにしております。どうぞお元気で


シーン⑦ 相づちを打つ


相づちは、相手との会話を盛り上げるための重要なツールです。

上手に話を引き出すことができれば上級者です。


ポイント

  1. きちんと聞いている姿勢を見せる
  2. 愚痴、自慢話には共感を
  3. 相手が話しやすいようにリードする


目上の人の話に感心する

× なるほど

〇 そうですか、勉強になります。

※なるほど。は自分のことを軽くみている。と思われる可能性があります。

目上の人の話を聞く時は、ふさわしくありません。


<使い方>

そうですか。それは知りませんでした。勉強になります。


目上の人の話に同調する

× 確かに

〇 全くその通りですね

※相手に同調する相づちは、偉そうな印象を与えてしまうこともあるので注意が必要です。

目上の人には、少しへりくだった表現を使いましょう。


相手の話しを引き出す

× それで・・?

〇 と、おっしゃいますと

※相手が何か言いよどんでいる時や、核心に触れるような話を引き出したい時は、

相手が話しやすくなるよう、ソフトに誘導しましょう。


<使い方>

と、おっしゃいますと、つまり、〇〇が原因ということですか?


仕事ですぐに使えるモノの言い方伝え方は?シーン別にご紹介!

シーン⑧ 依頼する


何かを依頼する場合は、相手が目下の人か、目上の人かに関わらず、

押し付けることなく、誠意ある態度でお願いしましょう。


ポイント

  1. 快く引き受けてもらえるような言い回しを
  2. 相手の都合や立場にも配慮した言葉で
  3. 内容や期日を曖昧にしない

部下・後輩に仕事を頼む

× これ、なるべく早めにお願い

〇 これを●日までにお願いできますか

※部下・後輩に対してのお願いでも、思いやりを欠いた言い方はNGです。

期日を明示した上で、相手の都合を聞きながら依頼しましょう。


<使い方>

企画書を明日の10時までに仕上げてほしいんだけど、お願いできますか


こちらの都合でお願いをする

× 一方的なお願いですが・・・

〇 勝手を申し上げ恐縮ですが・・・

※こちらの都合を是が非でも通すように受け取られ、相手に不快感を与えかねません。

恐縮している姿勢を見せるようにしましょう。


<使い方>

勝手を申し上げ恐縮ですが、次回のお約束は、●日の●時でお願いできますでしょうか。


目上の人に力を貸してもらう

× ご協力をお願いします

〇 お力添えをお願いします

※協力は力を合わせるという意味のため、目上の人に使う時は勧められません。

手助けしてほしいという意味合いを表現しましょう。


<使い方>

この件について、●●課長のお力添えをお願いしたいのですが


ケース⑨ 褒める


ごますりや嫌味にならずに、さりげなく相手を褒めることは難しいです。

特に、目上の人への言葉遣いには注意しましょう。


ポイント

  1. やんわりと自尊心をくすぐる
  2. 誠意を持って、さりげなく言う
  3. 目上の人には使う言葉を選ぶ

仕事への姿勢を褒める

× 素晴らしい仕事ぶりですね

○ やはり、●●さんでないと

※ごく当たり前の褒め言葉ではなく、自尊心をくすぐるのがポイントです。

相手を一段高い場所へ置くことで、その人ならではの特別さを際立たせることが

できます。


<使い方>

この分野に関しては、やはり●●さんでないとダメですね


話の中で第三者を褒める

× ●●さんには感心します

○ よくできた方ですね

※その場にいない人を褒める時は、上から目線の感心という言葉よりも、

経験を積んでいるというニュアンスのフレーズが無難です。


<使い方>

●●さんは経験豊かで、よくできた方だと、よく話をするんですよ


上司が仕事で良い結果を出した時

× すごいですね!

○ 感服いたしました

※年が少し上の相手であれば許されますが、肩書や年齢がはるか上の人は、

やや軽い言い方になってしまい、失礼な印象を与えてしまいます。


<使い方>

部長の先日のプレゼンテーションには、すっかり感服いたしました


ケース⑩ いたわる、ねぎらう


どちらも、苦労や落胆への慰め、感謝を伝えるような場合に使います。


ポイント

  1. 相手の立場になって、言葉をかける
  2. 外部の人には、言葉を慎重に選ぶ
  3. 心を込めて、語りかけるように


提案が通らなかった時

× 仕方ないですよ

○ 今回は運が悪かっただけですよ

※『仕方がない』よりも、『こちらには非がなく、たまたまタイミングが悪かった』というニュアンスの言葉を伝えることで、相手は救われます。


<使い方>

気にしない方がいいです。たまたま今回は運が悪かっただけですよ


上司や年上の人へ

× 大変でしたね

○ お疲れになったでしょう

※『大変だった』『頑張った』は、立場が上の人が下の人へ使う言い方です。

目上の相手には、『お疲れになった』という言葉が適切です。


<使い方>

今回のプロジェクトは長期間でしたから、さぞお疲れになりましたでしょう


難航した仕事の終わりに、取引先へ

× 色々とご苦労をおかけしました

○ ご厚志を頂きましてありがとうございました

※難航した仕事や長期プロジェクトが終わった時には、相手の好意や親切に対する感謝の表現をしっかり言うのが、大人の作法です。


<使い方>

このたびは、長期にわたってご厚志を頂き、誠にありがとうございます


ケース⑪ 注意する、指摘する


しこりを残さずに注意をするのは意外に難しいです。

節度ある言葉で、的確に伝えることが重要です。


ポイント

  1. ストレートな言い方をしない
  2. 相手の立場を考慮する
  3. 冷静な態度で話す


上司の指示が間違っている時

×それはおかしいですよ

○ 確認したい点があるのですが、なぜ●●なのでしょうか

※上司の間違いをストレートに否定すれば、感情を逆なですることもあります。

確認する形で疑問を投げかけるようすれば、角が立ちません。


<使い方>

失礼とは存じますが、確認したい点がございます。なぜ、ここはこうするのでしょうか。


部下が仕事でミスをした時

× しっかりしろよ!

○ ●●さんらしくないね

※頭ごなしに注意すると、しこりを残すことも。相手の日頃の姿勢を認め、

自尊心をくすぐりながら、やんわり論しましょう。


<使い方>

こんなミスをするなんて、●●さんらしくないね


取引先への指南

× これでは話が違います

○ 納得しかねます

※想定外のひどい結果になった場合、つい感情的になりがちですが、

冷静な態度で、主張を通すことが大切です。


<使い方>

これでは弊社としては、納得しかねます。何とか、改善策をお願いできないでしょうか。


シーン⑫ 要求する


要求する時は、一方的なモノの言い方をしたり、高圧的な態度になりがちですが、

相手の立場に配慮したフレーズを選びましょう。


ポイント

  1. 高圧的な言動をとらない
  2. 相手の立場を考慮した言葉で
  3. 凛とした調子を保つ

注意を促して、念を押す時

× くれぐれもお願いします

○ あらかじめご了承ください

※くどい印象を与えます。大事な事柄について、相手の再確認や注意を喚起する時には、

大人の言い回しで、ソフトながらも確実に要求しましょう。


<使い方>

くどいようですが、○○については、あらかじめご了承ください


やる気を出してもらう時

× もっと頑張ってよ

○ 実力を発揮するチャンスだよ

※モチベーションが上がらない人には、ただ、『頑張れ』と言うのではなく、

実力を認めていることを匂わせて、自尊心をくすぐるのが有効です。


<使い方>

ここは1つ、●●さんの実力を発揮する、いいチャンスですね


取引先に、こちらの事情を察して欲しい時

× 分かってください

○ お汲み取りください

※感情をそのまま表さず、『こちらの苦しい事情も分かってください』

という気持ちを、婉曲的に伝えるのが大人です。


<使い方>

私どもも、精一杯やらせていただいています。どうかお汲み取りください。


シーン⑬ 反論する


反論する時は、真っ向から否定するのではなく、相手の意見を受け入れつつ、切り返すのがベストです。


ポイント

  1. 全面的に否定しない
  2. 相手を尊重するニュアンスを入れる
  3. 下からモノを言う態度で臨む


やんわりと反論する

× それはおかしいですよ

○ おっしゃることは分かりますが・・

※相手の意見を正面から否定すれば、感情的に聞こえる場合もあります。

一度相手を立ててから、反論しましょう。


<使い方>

●●さんのおっしゃることは分かりますが、こんなデータがあります。


角を立てずに反対する

× 絶対に反対です

○ 見解の分かれるところです

※全く賛同する余地のない意見でも、相手の気持ちを考慮する必要があります。

婉曲に反対表明すれば、しこりを残しません。


<使い方>

どうもその辺りは、見解の分かれるところです。こちらとしては・・


上司や目上の人に対して反論する

× ちょっと違いませんか

○ お言葉を返すようですが・・・

※目上の人に反論するには、ワンクッション置くのがコツです。

前置きの言葉や、質問の形で切り出すなど、工夫が必要です。


<使い方>

お言葉を返すようですが、○○課長のご意見にはやや理解しかねるところがございます。


シーン⑭ 断る、辞退する


断ったり、辞退する時には、角の立たない言い回しで含みを持たせつつも、

はっきりと意思表示することが大切です。


ポイント

  1. 表現は婉曲に。意思表示ははっきりと
  2. 相手のメンツを潰さない
  3. 真摯な態度で応対する


やむを得ず断る

× 残念ですけれど・・・

○ 誠に不本意ではございますが・・

※やむを得ない事情で仕事を断る時は、『本当は受けたいのですが』という

含みを持たせたフレーズで応対しましょう。


<使い方>

誠に不本意ではございますが、今回はお受けできません


スケジュールが合わない場合

× その時間は都合が悪いです

○ あいにく先約がございまして

※先方の希望する時間帯がふさがっている場合に、『都合が悪い』と言うだけでは、

尊大に聞こえることもあります。

やんわりとした表現で次の機会につなげましょう。


<使い方>

申し訳ございません。あいにくその時間は先約がございまして、例えば、○時ではいかがでしょうか


顧客や目上の人からの厚意を辞退する

× お断りします

○ お気持ちだけ、ありがたく頂戴いたします

※否定の形を取らずに、厚意や心遣いに恐縮しますというニュアンスを込めましょう。


シーン⑮ 催促する


仕事の進行や入金状況など、催促をする場面は意外に多いです。

感情を逆なでしないスマートな言い方を心がけましょう


ポイント

  1. 後にしこりを残さないフレーズを選ぶ
  2. 相手も承知している前提で話す
  3. 感情を抑えた言動を心がける


懸案事項の返事を催促する

× 先日の件、どうなりましたか

○ 先日の件、ご検討いただけましたでしょうか

※一方的に用件を伝えると、横柄な印象を与えてしまいます。

相手の返事を促すケースでは、丁寧な言葉で先方の様子を尋ねましょう。


<使い方>

お忙しいところ、誠に恐縮ですが、先日の件はご検討いただけましたでしょうか


仕事の進み具合が遅い部下への催促

× まだ終わらないの。早くしてよ

○ 慎重なのもいいけど手際の良さも大事だよ

※仕事の遅さをストレートに注意しては、逆効果の場合も。

遅いということは慎重さの表れを前向きに評価したうえで、

さりげなくベースアップを促しましょう。


<使い方>

慎重さを大切だけど、手際の良さも大事だよ。●●さんにそれがあれば、怖いものなしだね


入金を催促する

× 入金がまだですが・・・

○ 行き違いでしたらご容赦ください

※『入金がまだ』では、配慮に欠けます。相手を追い詰めず、

事実をきちんと伝える言い方が得策です。


<使い方>

恐れ入ります。ご入金がまだのようですが、行き違いでしたらご容赦ください


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