1970年生まれ。結婚を機に帰省し、メーカーへ入社。平社員で入社して９年で取締役(平→課長→次長→部長→常務→専務)／激動の時代を生き抜く、人としての器を広げるための情報をXで発信中！／成功論／リーダー論／心のスキルアップ／コミュニケーション術／趣味：ピアノ・筋トレ・サウナ・愛犬ヾ(・ω・*)なでなで
仕事や勉強ですべきでないことを見極める
人は多くのことは出来ない
孔子
『君子は多ならんや。多んらざるなり』
実際、人間は１つしかできないという意味です。
自分が今、一番頭にきていることに取り組めば良いです。
行動を起こすことが大事ですね。
仕事ができる人の劣後順位と優先順位の決め方
できる人は何を捨てて、何を優先させているのか。
できる人の仕事の仕方に共通する見切る基準を明らかにしていきます。
まず、どのぐらいの時間があれば、どれぐらいのアウトプットを出せるのか
自分のキャパシティを把握している人が多いです。
自分のキャパシティを超えたものは捨てる
という考え方を基本的に持っています。
その上で、重要度と緊急度のマトリックス図を常に頭に置いて、
重要度と緊急度の両方とも低い案件は、まず完全に捨ててます。
次に捨てるのは、資料の整理や会食のセッティングなど、
誰がやっても質が担保できるような仕事です。
そのような仕事は、部下や秘書に任せたり、
ケースによって外注化するなどして他人に渡します。
また、他人がやった方が自分より質が高い仕事も他人に渡します。
他人がやると少し質が落ちる場合でも、緊急度が高ければ、
他人に早めに渡して先にやってもらうように動いています。
そのように振り分けることで、
最終的には、自分の手元に自分にしかできない仕事が残ります。
できる人は、この状態を理想としていて、
しかも、ここまでの意思決定が非常に速く、
仕事のプロセスの設計を初期段階で瞬時に頭の中で行っているのが特徴です。
そして、早めに仕事を相手に渡して、
なおかつ、相手の能力に応じて適切な指示を出すので、
指示された側も仕事が遂行しやすい状況を作ります。
仮にうまくいかない状態で、自分の手元に戻ってきたとしても、
解決できる時間的余裕を持っています。
つまり、仕事の段取りである前始末に重点を置いています。
そのため、仕事ができない人にありがちな、
仕事を抱え込んでパンクするというミスは起こしません。
仕事でのミス・確認不足を減らす方法は？ミス対策の行動習慣を身につけよう
できる人達の根底には、何かを捨てないと新しいものは手に入らない
という考え方があるため、古い成功には執着しません。
仕事を抱え込むのは、古い成功に執着している証です。
自分が簡単にできる仕事は、どんどん手放すという見切りが必要です。
仕事を１人で抱え込んでしまう人の特徴は？抱え込む性格を直す対策法
できる人の仕事の優先順位は好き嫌いで決めているのが実情です。
仕事がある程度できるようになると、過去の経験からくる直感で、
自分は何が好きで、何が嫌いかが分かってきます。
好きなことについては、仕事の内容に限らず、
- チームで仕事をするのが好き
- 自由に働くのが好き
- 忙しい状態が好き
など、仕事のやり方や自分の環境を含まれます。
自分の好きなやり方や環境で働くことで、
よりパフォーマンスを発揮しやすくなります。
自分のビジネスのキャパを
常に最高の状況で発揮することに注力するのが、できる人です。
しかし、経験が浅いと、好き嫌いの直感が働きません。
基準が明確になるまでの間は、
自分にとってプラスになる仕事かどうかで判断することをお勧めします。
また、自分は何に強いのかを
周りからも理解できるような状況を作れればベストです。
これから自分が何者かが分かりにくい人は淘汰されていきます。
まずは自分の軸をしっかり持って得意・専門分野を深めることで、
周囲の人にとって、分かりやすい人になっていきます。
それができたら、今度は幅を広げていきましょう。
つまり、専門領域を広げていくことです。
これがこれからの時代に生き残っていくために必要な戦略です。
１日の仕事を予定通りに片付ける４つの解決法
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時間が足りないのは、自分の仕事のスピードを正確に把握していないからです。
作業時間を記録することが、仕事を予定通りに片付ける出発点になります。
『時間がない』と口では言いつつも、
『ダラダラしなければ時間は足りるに違いない』という思い込みは禁物です。
実際に
- 作業する時間帯
- 作業する内容
- 作業にかかる見積時間
を書き出してみることで、いつ、どれぐらいの時間をかけて
作業すべきかがひと目で分かります。
全ての仕事の見積時間の合計額から、その日は一体何時に帰れるのかを知ることで、
ムダにできる時間など与えられていないことに気づきます。
時間が足りなくなる人は、大抵、仕事を詰め込みすぎているからです。
自分が仕事を詰め込みすぎているかどうかを判断するためには、
１日を１～３時間単位で細かく区切る方法が有効です。
例えば、
１３～１５時：午後セクション
１５～１７時：夕方セクション
に区切って、各セクションにやるべき作業を割り当てていきます。
２時間という小さな単位で見積もり時間と実際の時間の差を確認することで、
無理な計画になっていれば、すぐに気づけます。
また、どの時間帯に仕事を詰め込みすぎているかもはっきりしますので、
他に余裕のある時間帯があれば、そこの作業と入れ替えて仕事を平準化する
工夫を取り入れていきましょう。
割り込み仕事が発生すると、それに対応する時間を取られます。
また、中断した仕事を再開する時、その仕事に集中できるようになるまで
時間が要るため、大きなロスになります。
まず、割り込み仕事が入ったら、その時点で作業リストに加えて記録することです。
例えば、ＦＡＸを送信しようとしている時に、上司から、
『至急、資料を作って欲しい』と頼まれたら、
作業リストにある
- ＦＡＸ送信
- 資料作成
- ＦＡＸ送信再開
の２つを追加して作業時間を記録します。
次に、この時にかかった時間を参考に、翌日の作業リストに
- 割り込み対応
の時間をあらかじめ入れておきます。
こうすることで、実際に割り込み仕事が入っても、
計画していた割り込み対応の時間が来た時に片付ければＯＫです。
あらかじめ、割り込み仕事の作業時間を確保することで、
予定が後ろにズレ込むことも防げます。
なかなかやる気になれずに、つい先送りにしてしまう仕事は、
起床直後の時間帯に、作業するように計画を立てるのがベストです。
仕事に取組むのに必要の精神力は、１日のうちで朝が最も強く、
夕方になるにつれて弱くなっていきます。
十分な睡眠を取った後の、体の得れるギーがみなぎっている状態の時に、
大物の仕事を片付けるようにしましょう。
そうした貴重な朝の時間帯に、メールチェックやＳＮＳへの投稿といった
単純作業をするのが習慣になっている人は要注意です。
頭はそれほど使わなくてもできる作業であれば、就寝前でも十分可能です。
エネルギーの無駄遣いは、仕事の順番を変えるだけでも防げます。
それでも、どうしてもやりたくない仕事があって、先送りにしてしまうという場合、
その仕事の手順を細かく示したリストを作りましょう。
例えば、
- 企画書作成
という仕事は、社内企画書のファイルを開くことから始まり、
- 要点を箇条書きする
- 企画書に挿入するデータを探す
- 円グラフを作成する
といった細かい仕事に分けられます。
このリストさえ作ってしまえば、後はその通りに機械的に体を動かしていくだけで、
企画書は完成します。
途中で考え込むこともないため、仕事のスピードも上がります。
また、作業の抜け漏れがなくなり、単純ミスも防げるようになります。
人は白紙の状態から仕事を始める場合、臆病になりがちですが、
仕事をリスト化することで、今はやりたくないという気持ちを抑えることができます。
完璧主義で時間を失いがちな人は、２：８の法則を使いましょう。
仕事が１０あるとしたら、押さえるべき勘所は、このうち２ぐらいです。
どこもかしこも完璧にするのは無理があり、無駄も多くなります。
それを思い出すことで、完璧主義を棄てられるようになります。
完璧主義を棄てるコツは他にもあります。
①曖昧な言葉で締め切りを設けない
完璧主義者は、なるはや、来週中のように、曖昧な締め切りを設けようとするため。
②マルチタスクは１件ずつ片付ける
完璧主義者は、複数の仕事があった場合、全てを一斉に片付けようとするため。
③作業リストにはその日にすることだけを書く
完璧主義者は、全ての仕事を最優先事項と考えるため、
１日で終わらない分量の作業リストを作ろうとするため。
こうしたポイントを押さえることで、仕事を予定通りに終わらせることが出来ます。
人生は変えられる！
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