仕事でのミスを減らせる行動習慣

依頼されたものを

約束の期日(納期)に渡すことは、

すべての仕事の基本です。

期日に間に合わせなければ、

それだけで信用を失ってしまいます。

期日をしっかり守るためには、

遅れてしまう原因に対して

対策を打つ必要があります。

期日を守れない人の以下の４つの

原因についての対策法をご紹介します。

①期日に対する認識が甘い

②仕上がりに対する認識が違う

③作業の状況を把握していない

④頼んだ仕事が思うように進まない

要因① 期日に対する認識が甘い

対策：最悪いつまでに必要ですか？と

本当の期日(デッドライン)を聞こう

抱えている仕事の期日を

改めて考えてみると、

『今週中には・・』

『だいたい○日くらいまでには・・』

などと、

意外に期日がはっきりしていない仕事が

多いことが分かります。

こうした期日が曖昧な仕事は、

先送りしがちで、

ギリギリになってから

慌てて着手することが多いです。

最悪のケースでは、間に合わなかったりします。

先送りした原因は、

期日に対する認識が甘いからです。

期日を守るためには、

『この日に絶対に終わらせる』などと、

期日をはっきり決めることが重要です。

頼まれた仕事であれば、

依頼主に

『最悪、何日の何時までに必要ですか？』

と、本当の期日(デッドライン)を

確認しましょう。

要因② 仕上がりに対する認識が違う

対策：目的を書き出して見える化し、

こまめに進捗を報告しよう

指定された期日通りに

頼まれた仕事をしたのに、

『イメージと違う！』

と突き返された場合、

期日を守ったとは言えません。

仕事は、目的を果たすために

行っているものです。

期日までに期待された成果物を

提供できなければ、

目的を果たしたことにはなりません。

つまり、

期日に間に合っていないのと同じです。

こうしたミスは、

仕上がりに対する認識が違うと起こります。

下記の３つの原因に対して

対策を打つことが大切です。

原因① 依頼内容を正しく聞けていない

対策：依頼者の話は一言一句逃さずにメモを取り、話に集中しよう

原因② 作業途中で脇道にそれてしまう

対策：目的を忘れないように紙に書き出し、見える場所に置こう

原因③ 相手の求めているものが変わった

対策：進捗報告をマメに行い、その都度、求めていることを確認しよう

要因③ 作業の状況を把握していない

対策：使える時間を決めた上で、

各作業に使う時間を割り振ろう

やるべき作業が分かっていても、

期日に遅れることがあります。

自分の作業がどれぐらい進んでいるか

把握できていない時に起こるこのようなミスは、

作業の状況を正しく把握すれば防げます。

例えば、

今日やる作業の場合、

まずは、

各作業を１枚の紙に書き出しましょう。

次に、

『すべての作業にかけられる時間』を決め、

その時間内で

『各作業にかける時間』を割り振りましょう。

限られた時間で、

どの作業にどれぐらいの時間を割くか

を考えることで、効率よく仕事ができるようになります。

各作業が終わるたびに、

その項目を消しこんでいくことも大切です。

そうすることで、

作業の進み具合をしっかり把握できるようになります。

要因④ 頼んだ仕事が思うように進まない

対策：期日を相手にはっきり伝えたうえで、

期日の数日前に相手の作業状況を確認

予定通りに仕事を進めているのにも関わらず、

依頼者や協力会社などから提供される資料が

予定通りにもらえず、

期日に間に合わなくなる状況で、

『自分には責任はない』

と言っても、

期日に間に合わなかったという事実は変わりません。

このようなケースを防ぐためには、

『この日までには絶対に欲しい』

という期日を相手にはっきり伝えたうえで、

期日の数日前に相手の作業状況を確認しましょう。

期日をしっかり守ってもらわないと困ることを

印象づけるのがポイントです。

相手の作業が遅れた場合でも、

作業の順番を変えるなどして対応できるよう、

外部の影響を受ける作業は

早めに着手するようにしましょう。