仕事でのミス・確認不足を減らす方法は?ミス対策の行動習慣を身につけよう

2021年4月11日

成功仕事術

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仕事でのミスを減らせる行動習慣


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仕事でのミスを減らせる行動習慣 


 常に考え、

自主的に働けばミスは減ります。


受身で働くと・・・


仕事がつまらなくなる

やる気がなくなる

仕事に集中できなくなる

集中できずにミスをしてしまう


という流れの悪循環が起きます。


自主的に働けば・・


仕事で工夫をしたくなる

やる気が出てくる

仕事に集中できる

ミスなく結果が出せる


という好循環が生まれます。


※仮にミスをしてしまった場合


受身で働くと・・・


無茶な仕事を振った上司が悪い。

忙しいからミスをした。


などと、ミスを他人のせいにして

同じようなミスを繰り返します。


自主的に働くと・・・


何がいけなかったのだろう。

どうすればミスを防げたか。


などと

ミスを自分の責任と捉えて考えるため

同じようなミスを繰り返さなくなります。


考え方、行動1つで

ミスを減らせる行動習慣が身に付き、

人生、仕事も好転しますので

実践していきましょう。

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仕事で期日(納期)に遅れるミスの対処法

仕事で期日(納期)に遅れるミスの対処法


依頼されたものを
約束の期日(納期)に渡すことは、
すべての仕事の基本です。

期日に間に合わせなければ、
それだけで信用を失ってしまいます。

期日をしっかり守るためには、
遅れてしまう原因に対して
対策を打つ必要があります。

期日を守れない人の以下の4つの
原因についての対策法をご紹介します。

①期日に対する認識が甘い
②仕上がりに対する認識が違う
③作業の状況を把握していない
④頼んだ仕事が思うように進まない


要因① 期日に対する認識が甘い

対策:最悪いつまでに必要ですか?と
本当の期日(デッドライン)を聞こう

抱えている仕事の期日を

改めて考えてみると、

『今週中には・・』
『だいたい○日くらいまでには・・』

などと、
意外に期日がはっきりしていない仕事が
多いことが分かります。

こうした期日が曖昧な仕事は、
先送りしがちで、
ギリギリになってから
慌てて着手することが多いです。

最悪のケースでは、
間に合わなかったりします。

先送りした原因は、
期日に対する認識が甘いからです。

期日を守るためには、
『この日に絶対に終わらせる』などと、
期日をはっきり決めることが重要です。

頼まれた仕事であれば、
依頼主に

『最悪、何日の何時までに必要ですか?』
と、本当の期日(デッドライン)を
確認しましょう。

要因② 仕上がりに対する認識が違う

対策:目的を書き出して見える化し、
こまめに進捗を報告しよう



指定された期日通りに
頼まれた仕事をしたのに、

『イメージと違う!』

と突き返された場合、
期日を守ったとは言えません。

仕事は、目的を果たすために
行っているものです。

期日までに期待された成果物を
提供できなければ、
目的を果たしたことにはなりません。



つまり、
期日に間に合っていないのと同じです。

こうしたミスは、
仕上がりに対する認識が違うと起こります。

下記の3つの原因に対して
対策を打つことが大切です。

原因① 依頼内容を正しく聞けていない

対策:依頼者の話は一言一句逃さず
にメモを取り、話に集中しよう

原因② 作業途中で脇道にそれてしまう

対策:目的を忘れないように紙に書き出し、
見える場所に置こう

原因③ 相手の求めているものが変わった

対策:進捗報告をマメに行い、
その都度、求めていることを確認しよう

要因③ 作業の状況を把握していない

対策:使える時間を決めた上で
各作業に使う時間を割り振ろう

やるべき作業が分かっていても、
期日に遅れることがあります。

自分の作業がどれぐらい進んでいるか
把握できていない時に起こる
このようなミスは、
作業の状況を正しく把握すれば防げます。

例えば、
今日やる作業の場合、
まずは、
各作業を1枚の紙に書き出しましょう。

次に、
『すべての作業にかけられる時間』を決め、
その時間内で
『各作業にかける時間』を割り振りましょう。

限られた時間で、
どの作業にどれぐらいの時間を割くか
を考えることで、効率よく仕事ができるようになります。

各作業が終わるたびに、
その項目を消しこんでいくことも大切です。

そうすることで、
作業の進み具合を
しっかり把握できるようになります。


要因④ 頼んだ仕事が思うように進まない

対策:期日を相手にはっきり伝えたうえで
期日の数日前に相手の作業状況を確認


予定通りに仕事を進めているのにも関わらず、
依頼者や協力会社などから提供される資料が
予定通りにもらえず、

期日に間に合わなくなる状況で、
『自分には責任はない』
と言っても、
期日に間に合わなかったという
事実は変わりません。

このようなケースを防ぐためには、
『この日までには絶対に欲しい』
という期日を相手にはっきり伝えたうえで
期日の数日前に相手の作業状況を確認しましょう。

期日をしっかり守ってもらわないと
困ることを印象づけるのがポイントです。

相手の作業が遅れた場合でも、
作業の順番を変えるなどして対応できるよう、
外部の影響を受ける作業は
早めに着手するようにしましょう。

仕事でトラブル対応が遅れるミスの対処法

仕事でトラブル対応が遅れるミスの対処法


仕事には、

想定外のハプニングやアクシデントが

つきものです。


そうした場面で重要なのは、

どれだけ迅速かつ適切に対応できるか、です。


ちょっとしたトラブルでも

対応が遅れると、

取返しのつかない深刻な問題に

発展してしまうことがあるからです。


トラブル対応が遅れる主な原因は、


・トラブル内容を正確に把握できていない


・パニックに陥って動けない


・状況がはっきりするまで報告しない


という3つに気を付けて、

トラブルによる被害を最小限に食い止めましょう。


①トラブル内容を正確に把握できていない


的外れな対応をしてしまう

ミスの原因の1つに、

相手の口調や雰囲気から

勝手にトラブルの深刻度を決めてしまう

というものがあります。


例えば、

相手が落ち着いた口調で話していたので、

ほかの対応を優先した。


しかし、実は、

緊急を要する案件だった。


気づいた時には手遅れだった。


というケース。


これは、

相手の口調や雰囲気に惑わされず、

問い合わせた内容を正しく把握できていれば、

防げていたはずです。


トラブル内容を正しく把握するには、

相手がしゃべったことをそのまま文章に

書き出す方法が有効です。


文章に書き出すことで、

相手の求めていることが明確になり、

適切な対応が取れます。


②トラブルでパニックに陥って動けない


人は、計画外の事態が発生したり、

想定していないことを聞かれたりすると、

思考が一瞬止まります。


人によっては、

パニック状態に陥って、

正しい判断が下せなくなります。


その上、

想定外のトラブルは、

対処法が分からないこともあって、

様々な確認や手配、調整、準備に

手間取り、どうしても対応が遅れてしまいます。


想定外のトラブルに

冷静に対応するには、

対応手順を明確にした、

想定外マニュアルを作っておきましょう。


マニュアルを作成する上で、


・相手の状況を正しく把握するための

 質問事項を準備しておく


・相手からの質問に対する

 回答パターンを考えておく


・社内の誰に、どのように

 確認するのかを決めておく


の3つを重視して作成するようにしましょう。


③トラブル状況がはっきりするまで報告しない


問い合わせに対して、

しっかり回答しようとして、

状況や結論がはっきりするまで

返事をしない人がいます。


曖昧な報告はしたくない。という気持ちを

持つことは大事ですが、

返事を待っている人のことを考えると、

長時間待たせるのは良くありません。


最終的な結論が出ていなくても、

ある程度決まっている方向性や、

検討していることなどを

相手に伝え、


対応が進んでいることを

理解してもらいましょう。


トラブルが発生した場合は、

対策案がまだ思いつかなくても、

すぐに上司に連絡を入れることも大切です。


上司が対策方法を知っているかもしれないですし、

知らなくても、

これからすぐに考えますと答えればOKです。




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