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仕事でのミスを減らせる行動習慣
常に考え、自主的に働けばミスは減ります。
受身で働くと・・・
仕事がつまらなくなる
↓
やる気がなくなる
↓
仕事に集中できなくなる
↓
集中できずにミスをしてしまう
という流れの悪循環が起きます。
自主的に働けば・・
仕事で工夫をしたくなる
↓
やる気が出てくる
↓
仕事に集中できる
↓
ミスなく結果が出せる
という好循環が生まれます。
※仮にミスをしてしまった場合
受身で働くと・・・
無茶な仕事を振った上司が悪い。
忙しいからミスをした。
などと、ミスを他人のせいにして
同じようなミスを繰り返します。
自主的に働くと・・・
何がいけなかったのだろう。
どうすればミスを防げたか。
などと
ミスを自分の責任と捉えて考えるため
同じようなミスを繰り返さなくなります。
考え方、行動１つで
ミスを減らせる行動習慣が身に付き、
人生、仕事も好転しますので
実践していきましょう。
仕事で失敗して落ち込んだ時どうする？ミスしがちな人の６つの立ち直り方、切り替えのコツを解説
仕事でミスしない人になるための７つの考え方
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ミスは情報であり、知識であり、知恵です。
また、ミスには共通した法則性があります。
そこに気づけば、ミスを未然に防ぐことが可能です。
例えば、
『このまま仕事を進めると、●●さんがした同様のミスをするかも』
と気づけば、ミスを回避できます。
こうした気づきを得るには、新聞やテレビで知った事故や
自分の周辺で生じそうな危険に対して、
『自分だったらどうするか？』と考える習慣をつけましょう。
他人のミスを自分事と捉えて、
頭の中で失敗のシミュレーションをしておくことで、
以前より、慎重かつ堅実に仕事を進められるようになります。
一方で、
『運が悪かっただけ』
『自分はあんな風にはならない』
などと、高をくくるとミスします。
他人のミスを他山の石として知識化、教訓化して
自分のミスを減らしましょう。
ミスをすると、
『あいつは無能だ』
『仕事ができない奴だ』
という烙印を押されることがあります。
責任を追及されて降格や免職、
あるいは損害賠償沙汰になることもあります。
このようなリスクを考えて、
できればミスを隠したいと考える人は多いです。
しかし、ミスは、隠すと10倍返しを受けると考えたほうが良いです。
情報化時代の現在、隠し通せるはずはないですし、
隠し切れずに白日の下にさらされた時に失う信用は計り知れません。
保身の姿勢がミス以上の被害をもらたすことは、
過去の大企業の失敗史が物語ってます。
ミスは迅速に公開して、
謝罪したほうが損失は小さくて済むことが分かってます。
逃げも、隠れも、嘘もない姿勢で、ミスと向き合うことが、
ミスの被害を最小限に抑える秘訣です。
ミスが起きる時には、必ず予兆があります。
そんなミスの予兆は、小さいものなので、見逃すことが多いです。
世間を騒がせるような大事故も、誰もが注意していなかった
小さな予兆を見逃したことが原因になっているケースが少なくありません。
例えば、お客さんの１人からクレームが入った際、
『１件のクレームなど大したことない』
と見過ごすか、
『１件とはいえクレームには違いない。今のうちに徹底的にチェックしておこう』
と、すぐに行動に移せるかで、大きく結果は変わります。
前者でミスをした場合、起きるべくして起きたといえます。
『何か変だな』と違和感を覚えたら、
『トラブルにつながる可能性はないか』を考えてみましょう。
『まさか！』という致命的な状況になる前に、
ミスの芽を摘み取っておきましょう。
マニュアルやルールを無視して、
自己流で仕事を進めている人は、意外に多いです。
理由の多くは、
『この方がやりやすいから』と答えます。
しかし、こうした自分勝手な工夫や改善は、
大きなトラブルを引き起こすリスクをはらんでいます。
『何でこんなことをしたのか？』と聞きたくなる想定外のトラブルは、
『よかれと思ってやった』というケースが少なくありません。
独断でミスを引き起こす人は、得てして、仕事ができると
自他共に認めている人に多いです。
なぜなら、仕事ができるだけに、
後生大事に周囲が守っているやり方が陳腐に見えてしまうからです。
そんな人は、
『マニュアルは仕事ができない人向けのテキスト。自分には必要ない』
と考えます。
仕事への自信が命取りになることもあることを知っておきましょう。
うまくいってないと思ったら、
素直にそれを認める勇気を持つことが大切です。
『時間とコストをかけた以上何とかしたい』
『今やめれば責任問題に発展する』
『今やめれば部署のメンツが立たない』
『社長の命令だからやめられない』
といったような意地やプライドは、状況をさらに悪化させる原因になります。
ミスや失敗は、被害や損失を最小限に抑えることが鉄則なため、
引き際が重要になります。
引き際を検討する時に使えるのは、
下記の３つのシナリオを考える手法が有効です。
- こうであってほしいという希望的観測が入っているシナリオ
- このまままならこうなるという現実的シナリオ
- 最もひどいケースではこうなるという最悪のシナリオ
この３つのシナリオを考えて、
各シナリオの確率やリスクを踏まえながら、今後の対応を決めましょう。
ミスで意外に多いのが、成功事例を追いかけたケースです。
大ヒット商品が生まれると、すぐに類似製品を作って、
２匹目のどじょうを狙いますが、その多くが失敗します。
消費者が欲しがっているのは、ヒットした商品であって、
類似商品ではなかったりするからです。
ヒットしたのは、
発売したタイミングが絶妙だったというケースもあります。
似たような商品を作っても、売れないことは多々あります。
自分が経験した成功事例に、いつまでも頼るのもよくありません。
例えば、おいしいケーキを作れば、お客さんは喜びます。
注文が殺到しますし、売上も伸びます。
しかし、そこで店のオーナーが
『この売れたおいしいケーキさえ作っていれば安泰だ』
と思いこんでしまったら、
そのうちお客さんに飽きられてしまい、
注文も減ってきて、準備した材料を廃棄することになる
ミスにつながります。
成功事例は追いかけると危険と考えるぐらいでちょうど良いです。
- ミスをミスとしてすぐに捨てずに、生かす道を考える
- ミスは資産だと考える
上記のような思考習慣は、ミスの経験を生かすためにとても大切です。
ノーベル賞級の世紀の大発見は、
数え切れないほどの失敗やミスから生まれてます。
研究者は、数多くの失敗やミスにめげずに、
『この経験を生かそう』と考え、精進していたはずです。
これはビジネスでも同じです。
仕事でうまくいっていなくても、
『時間を無駄にしてしまった・・』
『もうダメだ・・』と簡単に諦めずに、
『まだ挽回できるチャンスはある』と考えましょう。
たとえ失敗したと感じても、
『この厳しい状況をプラスに転換させる方法はないか』
と、失敗を生かす方向で考え直してみましょう。
それだけで、状況を打開できるアイデアが出てきたりするものです。
仕事で期日(納期)に遅れるミスの対処法
すべての仕事の基本です。
期日に間に合わせなければ、
それだけで信用を失ってしまいます。
期日をしっかり守るためには、
遅れてしまう原因に対して
対策を打つ必要があります。
期日を守れない人の以下の４つの
原因についての対策法をご紹介します。
①期日に対する認識が甘い
②仕上がりに対する認識が違う
③作業の状況を把握していない
④頼んだ仕事が思うように進まない
抱えている仕事の期日を
と、本当の期日(デッドライン)を確認しましょう。
目的を果たしたことにはなりません。
こうしたミスは、
仕上がりに対する認識が違うと起こります。
下記の３つの原因に対して
対策を打つことが大切です。
原因① 依頼内容を正しく聞けていない
対策：依頼者の話は一言一句逃さず
にメモを取り、話に集中しよう
原因② 作業途中で脇道にそれてしまう
対策：目的を忘れないように紙に書き出し、
見える場所に置こう
原因③ 相手の求めているものが変わった
対策：進捗報告をマメに行い、
その都度、求めていることを確認しよう
やるべき作業が分かっていても、
期日に遅れることがあります。
自分の作業がどれぐらい進んでいるか
把握できていない時に起こる
このようなミスは、
作業の状況を正しく把握すれば防げます。
例えば、今日やる作業の場合、
まずは、各作業を１枚の紙に書き出しましょう。
次に、
『すべての作業にかけられる時間』を決め、
その時間内で
『各作業にかける時間』を割り振りましょう。
限られた時間で、
どの作業にどれぐらいの時間を割くか
を考えることで、効率よく仕事ができるようになります。
各作業が終わるたびに、
その項目を消しこんでいくことも大切です。
そうすることで、
作業の進み具合をしっかり把握できるようになります。
予定通りに仕事を進めているのにも関わらず、
依頼者や協力会社などから提供される資料が
予定通りにもらえず、
期日に間に合わなくなる状況で、
『自分には責任はない』と言っても、
期日に間に合わなかったという事実は変わりません。
このようなケースを防ぐためには、
『この日までには絶対に欲しい』
という期日を相手にはっきり伝えたうえで
期日の数日前に相手の作業状況を確認しましょう。
期日をしっかり守ってもらわないと
困ることを印象づけるのがポイントです。
相手の作業が遅れた場合でも、
作業の順番を変えるなどして対応できるよう、
外部の影響を受ける作業は
早めに着手するようにしましょう。
仕事でトラブル対応が遅れるミスの対処法
仕事には、
想定外のハプニングやアクシデントがつきものです。
そうした場面で重要なのは、
どれだけ迅速かつ適切に対応できるか、です。
ちょっとしたトラブルでも対応が遅れると、
取返しのつかない深刻な問題に発展してしまうことがあるからです。
トラブル対応が遅れる主な原因は、
- トラブル内容を正確に把握できていない
- パニックに陥って動けない
- 状況がはっきりするまで報告しない
という３つに気を付けて、
トラブルによる被害を最小限に食い止めましょう。
的外れな対応をしてしまうミスの原因の１つに、
相手の口調や雰囲気から勝手にトラブルの深刻度を決めてしまう
というものがあります。
例えば、
相手が落ち着いた口調で話していたので、ほかの対応を優先した。
しかし、実は、緊急を要する案件だった。
気づいた時には手遅れだった。
というケース。
これは、
相手の口調や雰囲気に惑わされず、
問い合わせた内容を正しく把握できていれば、防げていたはずです。
トラブル内容を正しく把握するには、
相手がしゃべったことをそのまま文章に書き出す方法が有効です。
文章に書き出すことで、
相手の求めていることが明確になり、適切な対応が取れます。
人は、計画外の事態が発生したり、
想定していないことを聞かれたりすると、思考が一瞬止まります。
人によっては、パニック状態に陥って、
正しい判断が下せなくなります。
その上、想定外のトラブルは、
対処法が分からないこともあって、
様々な確認や手配、調整、準備に
手間取り、どうしても対応が遅れてしまいます。
想定外のトラブルに冷静に対応するには、
対応手順を明確にした、想定外マニュアルを作っておきましょう。
マニュアルを作成する上で、
- 相手の状況を正しく把握するための質問事項を準備しておく
- 相手からの質問に対する回答パターンを考えておく
- 社内の誰に、どのように確認するのかを決めておく
の３つを重視して作成するようにしましょう。
問い合わせに対して、しっかり回答しようとして、
状況や結論がはっきりするまで返事をしない人がいます。
曖昧な報告はしたくない。という気持ちを持つことは大事ですが、
返事を待っている人のことを考えると、長時間待たせるのは良くありません。
最終的な結論が出ていなくても、
ある程度決まっている方向性や検討していることなどを
相手に伝え、対応が進んでいることを理解してもらいましょう。
トラブルが発生した場合は、
対策案がまだ思いつかなくても、
すぐに上司に連絡を入れることも大切です。
上司が対策方法を知っているかもしれないですし、
知らなくても、これからすぐに考えますと答えればOKです。
人生は変えられる！
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