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仕事での報告は俯瞰と整理で期待に応える
会社での上手な報告とは、
次のような構成で期待を満たす必要があります。
間違っても感想文のような内容にならないように
しましょう。
まず、
全体の見取り図を、事実を基に示します。
その後、
相手の関心が高いテーマについての詳細を説明します。
最後に、
自分なりの考察や意見を述べます。
現状を俯瞰して、
自社のビジネスとの関連性を見つけ
すべきことを具体的に考えられるような
流れでまとめ上げましょう。
職場でエースと呼ばれる人材は
これが上手なため、成果を上げられます。
仕事で成果を上げるために心がけることとは？成果を出せる人の特徴、共通点と禁句事項
人に報告するという意識を持って働くことは、
必要に応じて視野を広げたり、
絞り込んだりすることに役立ちます。
これは仕事の基礎力を高める
絶好のトレーニングですので、
日々訓練して、期待を満たせる報告ができる
仕事を成し遂げましょう。
１００％伝わる報告・相談の仕方
×一生懸命にやっています
しっかりと仕事を進めている状況を
報告する際、
『一生懸命』『頑張っている』では
ではなく、大人のフレーズで伝えましょう。
〇鋭意進めています
使い方の例
『この案件につきましては、鋭意進めています。』
上司に嫌われない報告＆相談ができているかチェックしよう
上司は、自分が望む報告や相談が
できない部下を嫌います。
上司が会社から課せられている
部下マネジメントには、
・報告を受けて、状況把握すること
・相談に対して適切なアドバイスをすること
が欠かせないからです。
『報告・相談は自分はできている』
と思っていても、
実は大抵の場合、できていない場合が
多いですので、
今回はよくある状況を例にまとめました。
上司に嫌われない報告＆相談が
できているかチェックしてみましょう。
× 結果が出てから報告＆相談
成否だけをシンプルに伝える
〇 まめな中間報告で上司を安心させる
まめに中間報告しない部下を
上司は嫌います。
理由は２つあります。
まず単純に、
業務の進捗が気にかかるからです。
次に、
途中の状況を中間報告で
知ることができれば、
自分の助言で
もっと良い方向に持っていったり、
軌道修正することができるからです。
報告のタイミングは、
・案件の締め切りまでの日数の半分
・状況が大きく動いた時
に対応するのがベストです。
また、
上司が出席する会議の３日前頃に、
上司は業務進捗が気になりだします。
この時期を見計らって報告すると、
部下に確認する手間が省けて上司は喜びます。
急を要さない相談の場合は、
月末の締め日から逆算して
日にちに余裕のある月初めで、
忙しい１週間の始まりを終わりを避けた
水曜がベストです。
進めている案件が順調であれば、
その旨を一言伝えると、上司は安心します。
× ちょっとした相談のその後の展開は報告しない
〇 感謝の言葉とともに結果を伝える
ちょっとした作業の相談や
どれを選ぶかを、自分に一任された時など、
その後、どうなったか、どうしたかを
上司に伝える人は少ないです。
しかし、
どんな内容でも、
相談を受けた上司は結果を気にするものです。
相談したら、
『おかげさまで、作業がスムーズに進めました』
『結局、〇〇に決めました』
と、上司に必ず結果を報告しましょう。
結果が悪かった場合は、
『自分の力不足で、良い結果が出せませんでした。
反省すべき点は反省し、その経験を次に生かして、
必ず成功させます』
と言って、覚悟ある前向きな姿勢を
アピールしましょう。
× 経緯を時系列でわかりやすく伝えて、最後に結論で締める
〇 本題は結論からストレートに切り出す
最後まで聞いて、
ようやく結論が分かるような
ダラダラした報告や相談を
忙しい上司は最も嫌います。
上司の頭に浮かぶ疑問を
順番に解消するように伝えると、
スピード感があると印象づけられます。
ポイントは
４つの要素を正しい順番で伝えることです。
①上司の『何の話か？』に答える
例：『Ａ社のクレーム対応の件で、ご相談があります』
②上司の『何をすればいいのか？』に答える
例：『先方の言い分を踏まえ、案を３つ用意しました。
どれが一番良いか、ご判断ください』
③上司の『話の結論は？』に答える
例：『結論から言うと、１つ目の〇〇という案で
いきたいです。なお△△という案もあります。
ほかには・・・』
※一番言いたいことを率直に伝え、
『結論から言うと』を口癖にしましょう。
④上司の『なぜ？』に答える
例：『なぜ１つ目の〇〇が良いかというと、
コストが予算内に収まり、Ａ社の
納得度が一番高いからです。一方・・・』
× 『どうしましょうか？』とお伺いを立てるように相談
〇 プランを３つ用意して上司に選んでもらう
どうしましょうか？と、
上司に丸投げする相談はやめましょう。
上司はゼロベースで検討・判断することを
部下から要求されると、
心理的な負担を感じます。
コスト・人などの投資と期待できる効果との
バランスを考えながら、
選択肢を３つほど考えて上司に提案すると、
短時間で判断できるため、
上司の負担が和らぎ、ベストです。
× 報告・相談の内容を詳細に伝える
〇 伝えるポイントを極力絞り、
最長１分で終える
要点をまとめずに話す部下は、
上司のイライラや混乱を招く存在です。
ポイントを絞って、
コンパクトに伝えましょう。
どんな案件も
上司は１分程度で終えてほしいと思ってます。
報告書などの文章を作る時、
冒頭に１００字程度の要約文を
つけるようにするなど、
上司の考える手間を省く
要約癖をつけるようにしましょう。
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× 事の経緯から詳しく丁寧に書く
〇 大事なポイントは最初の５行に収める
上司が受信するメールは
数が多いため、
注意深く読むのは、
最初の数行程度です。
そのため、
前置きを省き、大事な点を
最初の５行に収めると、
上司の読み飛ばしを防げます。
また、
返事が欲しい相談は、
【ご相談】〇〇の件
とタイトルをわかりやすく
目立つように工夫することも
上司の読み飛ばしを防ぐ対策になります。
人生は変えられる！
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