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仕事での報告は俯瞰と整理で期待に応える
会社での上手な報告とは、
次のような構成で期待を満たす必要があります。
間違っても感想文のような内容にならないようにしましょう。
まず、全体の見取り図を、事実を基に示します。
その後、相手の関心が高いテーマについての詳細を説明します。
最後に、自分なりの考察や意見を述べます。
現状を俯瞰して、自社のビジネスとの関連性を見つけ
すべきことを具体的に考えられるような流れでまとめ上げましょう。
職場でエースと呼ばれる人材はこれが上手なため、成果を上げられます。
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人に報告するという意識を持って働くことは、
必要に応じて視野を広げたり、絞り込んだりすることに役立ちます。
これは仕事の基礎力を高める絶好のトレーニングですので、
日々訓練して、期待を満たせる報告ができる仕事を成し遂げましょう。
１００％伝わる報告・相談の仕方
×一生懸命にやっています
〇鋭意進めています
しっかりと仕事を進めている状況を報告する際、
『一生懸命』『頑張っている』ではではなく、
大人のフレーズで伝えましょう。
使い方の例
『この案件につきましては、鋭意進めています。』
語彙を豊富に扱い、正確に美しく伝えよう
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人が世の中にあるものを見て言葉にする時、
語彙が豊富であればあるほど、
より正確に、より美しく伝えることができます。
また、
難しい言葉をやさしい言葉に言い換えることもできます。
例えば、
専門用語が飛び交うプロジェクトチームで仕事をしているケースでも
専門に疎い上司に報告する際には、
専門用語をかみ砕いて分かりやすく言い換えてあげる力があれば、
伝えたいことをより明確に理解してもらえることができます。
逆に、どんな人が相手であっても、
理解できない横文字の言葉などを使う人は、
たとえ能力があっても、その言葉に馴染みがない人にとっては、
『横文字ばかり使って、何かっこつけているんだよ』
とマイナスイメージを持たれてしまいます。
その点、語彙が豊富な人は、
相手や場面、自分の立場によって、
その場に一番ふさわしい言葉を選択することが出来、
自分への評価を高めることができます。
また、言葉が足りないと、相手に、
『その程度のことしか考えてないんだ』
と誤解され、自分の意図を正確に伝えられないことが生じ得ます。
語彙が豊富であれば、
言葉をもっと自由に使い分けて、
しっかり自分の考えを伝えることが可能になり、
言葉足らずで悔しい思いをする必要もなくなります。
一方で、
伝えるだけでなく、考える力にも語彙の豊富さが影響してきます。
言葉は考えるために使うものですので、
語彙が豊富だといろいろなことが考えられるようになります。
例えば、稲という語彙を知っていれば、
『田んぼに稲が実っている』と言えますが、
稲を知らなければ、
『田んぼが緑になっている』程度にしか表現できません。
また、道を歩いていても、
植物の名前を１種類しかしらない人と
多くを知っている人では、
同じ道を歩いていても、全く違って見えているはずです。
語彙が豊富であるか否かで、
考え方はもちろん、周りの見え方まで異なってきます。
ただ、語彙力をいくら高めても、最終的には気持ちが大事です。
ピンチに立たされている時、
『助けてください！』と周りに伝える際、
いちいち語彙など気にしません。
すなわち、
気持ちを込めた上で、語彙を豊富に持つことで、
人生においてなんでもうまくいきます。
上司に嫌われない報告＆相談ができているかチェックしよう
上司は、自分が望む報告や相談ができない部下を嫌います。
上司が会社から課せられている部下マネジメントには、
- 報告を受けて、状況把握すること
- 相談に対して適切なアドバイスをすること
が欠かせないからです。
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『報告・相談は自分はできている』
と思っていても、
実は大抵の場合、できていない場合が多いですので、
今回はよくある状況を例にまとめました。
上司に嫌われない報告＆相談ができているかチェックしてみましょう。
× 結果が出てから報告＆相談
成否だけをシンプルに伝える
〇 まめな中間報告で上司を安心させる
まめに中間報告しない部下を上司は嫌います。
理由は２つあります。
まず単純に、業務の進捗が気にかかるからです。
次に、途中の状況を中間報告で知ることができれば、
自分の助言でもっと良い方向に持っていったり、
軌道修正することができるからです。
報告のタイミングは、
- 案件の締め切りまでの日数の半分
- 状況が大きく動いた時
に対応するのがベストです。
また、上司が出席する会議の３日前頃に、
上司は業務進捗が気になりだします。
この時期を見計らって報告すると、
部下に確認する手間が省けて上司は喜びます。
急を要さない相談の場合は、
忙しい１週間の始まりと終わりを避けた水曜がベストです。
進めている案件が順調であれば、
その旨を一言伝えると、上司は安心します。
× ちょっとした相談のその後の展開は報告しない
〇 感謝の言葉とともに結果を伝える
ちょっとした作業の相談やどれを選ぶか、
自分に一任された時など、
その後、どうなったか、どうしたかを上司に伝える人は少ないです。
しかし、どんな内容でも、
相談を受けた上司は結果を気にするものです。
相談したら、
『おかげさまで、作業がスムーズに進めました』
『結局、〇〇に決めました』
と、上司に必ず結果を報告しましょう。
結果が悪かった場合は、
『自分の力不足で、良い結果が出せませんでした。
反省すべき点は反省し、その経験を次に生かして、必ず成功させます』
と言って、覚悟ある前向きな姿勢をアピールしましょう。
× 経緯を時系列でわかりやすく伝えて、最後に結論で締める
〇 本題は結論からストレートに切り出す
最後まで聞いて、ようやく結論が分かるような
ダラダラした報告や相談を忙しい上司は最も嫌います。
上司の頭に浮かぶ疑問を順番に解消するように伝えると、
スピード感があると印象づけられます。
ポイントは
４つの要素を正しい順番で伝えることです。
①上司の『何の話か？』に答える
例：『Ａ社のクレーム対応の件で、ご相談があります』
②上司の『何をすればいいのか？』に答える
例：『先方の言い分を踏まえ、案を３つ用意しました。
どれが一番良いか、ご判断ください』
③上司の『話の結論は？』に答える
例：『結論から言うと、１つ目の〇〇という案で
いきたいです。なお△△という案もあります。
ほかには・・・』
※一番言いたいことを率直に伝え、
『結論から言うと』を口癖にしましょう。
④上司の『なぜ？』に答える
例：『なぜ１つ目の〇〇が良いかというと、
コストが予算内に収まり、Ａ社の
納得度が一番高いからです。一方・・・』
× 『どうしましょうか？』とお伺いを立てるように相談
〇 プランを３つ用意して上司に選んでもらう
どうしましょうか？と、
上司に丸投げする相談はやめましょう。
上司はゼロベースで検討・判断することを
部下から要求されると、心理的な負担を感じます。
コスト・人などの投資と期待できる効果との
バランスを考えながら、
選択肢を３つほど考えて上司に提案すると、
短時間で判断できるため、上司の負担が和らぎ、ベストです。
× 報告・相談の内容を詳細に伝える
〇 伝えるポイントを極力絞り、最長１分で終える
要点をまとめずに話す部下は、
上司のイライラや混乱を招く存在です。
ポイントを絞って、コンパクトに伝えましょう。
どんな案件も、上司は１分程度で終えてほしいと思ってます。
報告書などの文章を作る時、
冒頭に１００字程度の要約文をつけるようにするなど、
上司の考える手間を省く要約癖をつけるようにしましょう。
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× 事の経緯から詳しく丁寧に書く
〇 大事なポイントは最初の５行に収める
上司が受信するメールは数が多いため、
注意深く読むのは、最初の数行程度です。
そのため、
前置きを省き、大事な点を最初の５行に収めると、
上司の読み飛ばしを防げます。
また、返事が欲しい相談は、
【ご相談】〇〇の件
とタイトルをわかりやすく目立つように工夫することも
上司の読み飛ばしを防ぐ対策になります。
人生は変えられる！
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