上司に嫌われないために、仕事上の報告＆相談は俯瞰と整理で期待に応えよう

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仕事での報告は俯瞰と整理で期待に応える

会社での上手な報告とは、

次のような構成で期待を満たす必要があります。

間違っても感想文のような内容にならないように

しましょう。

まず、

全体の見取り図を、事実を基に示します。

その後、

相手の関心が高いテーマについての詳細を説明します。

最後に、

自分なりの考察や意見を述べます。

現状を俯瞰して、

自社のビジネスとの関連性を見つけ

すべきことを具体的に考えられるような

流れでまとめ上げましょう。

職場でエースと呼ばれる人材は

これが上手なため、成果を上げられます。

人に報告するという意識を持って働くことは、

必要に応じて視野を広げたり、

絞り込んだりすることに役立ちます。

これは仕事の基礎力を高める

絶好のトレーニングですので、

日々訓練して、期待を満たせる報告ができる

仕事を成し遂げましょう。

１００％伝わる報告・相談の仕方

×一生懸命にやっています

しっかりと仕事を進めている状況を

報告する際、

『一生懸命』『頑張っている』では

ではなく、大人のフレーズで伝えましょう。

〇鋭意進めています

使い方の例

『この案件につきましては、鋭意進めています。』

上司に嫌われない報告＆相談ができているかチェックしよう

上司は、自分が望む報告や相談が

できない部下を嫌います。

上司が会社から課せられている

部下マネジメントには、

・報告を受けて、状況把握すること

・相談に対して適切なアドバイスをすること

が欠かせないからです。

『報告・相談は自分はできている』

と思っていても、

実は大抵の場合、できていない場合が

多いですので、

今回はよくある状況を例にまとめました。

上司に嫌われない報告＆相談が

できているかチェックしてみましょう。

× 結果が出てから報告＆相談

　 成否だけをシンプルに伝える

〇 まめな中間報告で上司を安心させる

まめに中間報告しない部下を

上司は嫌います。

理由は２つあります。

まず単純に、

業務の進捗が気にかかるからです。

次に、

途中の状況を中間報告で

知ることができれば、

自分の助言で

もっと良い方向に持っていったり、

軌道修正することができるからです。

報告のタイミングは、

・案件の締め切りまでの日数の半分

・状況が大きく動いた時

に対応するのがベストです。

また、

上司が出席する会議の３日前頃に、

上司は業務進捗が気になりだします。

この時期を見計らって報告すると、

部下に確認する手間が省けて上司は喜びます。

急を要さない相談の場合は、

月末の締め日から逆算して

日にちに余裕のある月初めで、

忙しい１週間の始まりを終わりを避けた

水曜がベストです。

進めている案件が順調であれば、

その旨を一言伝えると、上司は安心します。

× ちょっとした相談のその後の展開は報告しない

〇 感謝の言葉とともに結果を伝える

ちょっとした作業の相談や

どれを選ぶかを、自分に一任された時など、

その後、どうなったか、どうしたかを

上司に伝える人は少ないです。

しかし、

どんな内容でも、

相談を受けた上司は結果を気にするものです。

相談したら、

『おかげさまで、作業がスムーズに進めました』

『結局、〇〇に決めました』

と、上司に必ず結果を報告しましょう。

結果が悪かった場合は、

『自分の力不足で、良い結果が出せませんでした。

反省すべき点は反省し、その経験を次に生かして、

必ず成功させます』

と言って、覚悟ある前向きな姿勢を

アピールしましょう。

× 経緯を時系列でわかりやすく伝えて、最後に結論で締める

〇 本題は結論からストレートに切り出す

最後まで聞いて、

ようやく結論が分かるような

ダラダラした報告や相談を

忙しい上司は最も嫌います。

上司の頭に浮かぶ疑問を

順番に解消するように伝えると、

スピード感があると印象づけられます。

ポイントは

４つの要素を正しい順番で伝えることです。

①上司の『何の話か？』に答える

例：『Ａ社のクレーム対応の件で、ご相談があります』

②上司の『何をすればいいのか？』に答える

例：『先方の言い分を踏まえ、案を３つ用意しました。

　　どれが一番良いか、ご判断ください』

③上司の『話の結論は？』に答える

例：『結論から言うと、１つ目の〇〇という案で

　　いきたいです。なお△△という案もあります。　

　　ほかには・・・』

※一番言いたいことを率直に伝え、

『結論から言うと』を口癖にしましょう。

④上司の『なぜ？』に答える

例：『なぜ１つ目の〇〇が良いかというと、

　　コストが予算内に収まり、Ａ社の

　　納得度が一番高いからです。一方・・・』

× 『どうしましょうか？』とお伺いを立てるように相談

〇 プランを３つ用意して上司に選んでもらう

どうしましょうか？と、

上司に丸投げする相談はやめましょう。

上司はゼロベースで検討・判断することを

部下から要求されると、

心理的な負担を感じます。

コスト・人などの投資と期待できる効果との

バランスを考えながら、

選択肢を３つほど考えて上司に提案すると、

短時間で判断できるため、

上司の負担が和らぎ、ベストです。

× 報告・相談の内容を詳細に伝える

〇 伝えるポイントを極力絞り、

　 最長１分で終える

要点をまとめずに話す部下は、

上司のイライラや混乱を招く存在です。

ポイントを絞って、

コンパクトに伝えましょう。

どんな案件も

上司は１分程度で終えてほしいと思ってます。

報告書などの文章を作る時、

冒頭に１００字程度の要約文を

つけるようにするなど、

上司の考える手間を省く

要約癖をつけるようにしましょう。

× 事の経緯から詳しく丁寧に書く

〇 大事なポイントは最初の５行に収める

上司が受信するメールは

数が多いため、

注意深く読むのは、

最初の数行程度です。

そのため、

前置きを省き、大事な点を

最初の５行に収めると、

上司の読み飛ばしを防げます。

また、

返事が欲しい相談は、

【ご相談】〇〇の件

とタイトルをわかりやすく

目立つように工夫することも

上司の読み飛ばしを防ぐ対策になります。

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