上手な仕事の報告&相談の仕方は?期待に応えるためのポイント、コツを解説

2020年12月9日

成功仕事術

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報告は俯瞰と整理で期待に応える


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仕事での報告は俯瞰と整理で期待に応える


会社での上手な報告とは、

次のような構成で期待を満たす必要があります。


間違っても感想文のような内容にならないように

しましょう。


まず、

全体の見取り図を、事実を基に示します。


その後、

相手の関心が高いテーマについての詳細を説明します。


最後に、

自分なりの考察や意見を述べます。


現状を俯瞰して、

自社のビジネスとの関連性を見つけ

すべきことを具体的に考えられるような

流れでまとめ上げましょう。


職場でエースと呼ばれる人材は

これが上手なため、成果を上げられます。

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人に報告するという意識を持って働くことは、

必要に応じて視野を広げたり、

絞り込んだりすることに役立ちます。


これは仕事の基礎力を高める

絶好のトレーニングですので、

日々訓練して、期待を満たせる報告ができる

仕事を成し遂げましょう。


100%伝わる報告・相談の仕方


仕事をするうえで、
上司への報告や相談は欠かせません。

忙しい中でも、きちんと伝わる
フレーズを選ぶことが大切です。

①誤解のない言葉遣いを意識する

②状況を的確に言葉にする

③節度ある、丁寧なフレーズで


ケース① 順調な時の経過報告

×『うまくいっています』

仕事の進捗状況は、
具体的な言葉で上司に報告しましょう。

経過や今後の見通しを伝えることで、
トラブルにも対応しやすくなります。


〇『現在順調に進んでおり、●日に完成予定です』

使い方の例
『●●の件ですが、現在ここまで順調に進んでいます。
今週末までに完了する予定です。』


ケース② 上司へ相談する

×今ちょっといいですか?

上司に相談する時は、
丁寧な言い方で時間を作ってもらうように
しましょう。
欲しい時間を具体的に示すとなお良いです。

〇少しお時間をいただけますか?

使い方の例
『ご相談したいことがあるのですが、
この後、5分ほどお時間をいただけますか?』

ケース③ 頑張りをアピールする

×一生懸命にやっています


しっかりと仕事を進めている状況を

報告する際、

『一生懸命』『頑張っている』では

ではなく、大人のフレーズで伝えましょう。


〇鋭意進めています


使い方の例

『この案件につきましては、鋭意進めています。』


上司に嫌われない報告&相談ができているかチェックしよう

上司に嫌われない報告&相談ができているかチェックしよう


上司は、自分が望む報告や相談が

できない部下を嫌います。


上司が会社から課せられている

部下マネジメントには、


・報告を受けて、状況把握すること

・相談に対して適切なアドバイスをすること


が欠かせないからです。


『報告・相談は自分はできている』


と思っていても、

実は大抵の場合、できていない場合が

多いですので、

今回はよくある状況を例にまとめました。


上司に嫌われない報告&相談が

できているかチェックしてみましょう。


タイミング

× 結果が出てから報告&相談

  成否だけをシンプルに伝える


〇 まめな中間報告で上司を安心させる


まめに中間報告しない部下を

上司は嫌います。


理由は2つあります。


まず単純に、

業務の進捗が気にかかるからです。


次に、

途中の状況を中間報告で

知ることができれば、

自分の助言で

もっと良い方向に持っていったり、

軌道修正することができるからです。


報告のタイミングは、


・案件の締め切りまでの日数の半分

・状況が大きく動いた時


に対応するのがベストです。


また、

上司が出席する会議の3日前頃に、

上司は業務進捗が気になりだします。


この時期を見計らって報告すると、

部下に確認する手間が省けて上司は喜びます。


急を要さない相談の場合は、

月末の締め日から逆算して

日にちに余裕のある月初めで、

忙しい1週間の始まりを終わりを避けた

水曜がベストです。


進めている案件が順調であれば、

その旨を一言伝えると、上司は安心します。


フィードバック


× ちょっとした相談のその後の展開は報告しない


〇 感謝の言葉とともに結果を伝える


ちょっとした作業の相談や

どれを選ぶかを、自分に一任された時など、

その後、どうなったか、どうしたかを

上司に伝える人は少ないです。


しかし、

どんな内容でも、

相談を受けた上司は結果を気にするものです。


相談したら、


『おかげさまで、作業がスムーズに進めました』

『結局、〇〇に決めました』


と、上司に必ず結果を報告しましょう。


結果が悪かった場合は、


『自分の力不足で、良い結果が出せませんでした。

反省すべき点は反省し、その経験を次に生かして、

必ず成功させます』


と言って、覚悟ある前向きな姿勢を

アピールしましょう。


伝える順番


× 経緯を時系列でわかりやすく伝えて、最後に結論で締める


〇 本題は結論からストレートに切り出す


最後まで聞いて、

ようやく結論が分かるような

ダラダラした報告や相談を

忙しい上司は最も嫌います。


上司の頭に浮かぶ疑問を

順番に解消するように伝えると、

スピード感があると印象づけられます。


ポイントは

4つの要素を正しい順番で伝えることです。


①上司の『何の話か?』に答える


例:『A社のクレーム対応の件で、ご相談があります』


②上司の『何をすればいいのか?』に答える


例:『先方の言い分を踏まえ、案を3つ用意しました。

  どれが一番良いか、ご判断ください』


③上司の『話の結論は?』に答える


例:『結論から言うと、1つ目の〇〇という案で

  いきたいです。なお△△という案もあります。 

  ほかには・・・』


※一番言いたいことを率直に伝え、

『結論から言うと』を口癖にしましょう。


④上司の『なぜ?』に答える


例:『なぜ1つ目の〇〇が良いかというと、

  コストが予算内に収まり、A社の

  納得度が一番高いからです。一方・・・』


伝える姿勢


× 『どうしましょうか?』とお伺いを立てるように相談


〇 プランを3つ用意して上司に選んでもらう


どうしましょうか?と、

上司に丸投げする相談はやめましょう。


上司はゼロベースで検討・判断することを

部下から要求されると、

心理的な負担を感じます。


コスト・人などの投資と期待できる効果との

バランスを考えながら、

選択肢を3つほど考えて上司に提案すると、

短時間で判断できるため、

上司の負担が和らぎ、ベストです。


伝える量


× 報告・相談の内容を詳細に伝える


〇 伝えるポイントを極力絞り、

  最長1分で終える


要点をまとめずに話す部下は、

上司のイライラや混乱を招く存在です。


ポイントを絞って、

コンパクトに伝えましょう。


どんな案件も

上司は1分程度で終えてほしいと思ってます。


報告書などの文章を作る時、

冒頭に100字程度の要約文を

つけるようにするなど、


上司の考える手間を省く

要約癖をつけるようにしましょう。

ビジネス文章をうまく書けない人に共通する問題点を解決し、上司、取引先、消費者を動かす力をつけよう


メールの鉄則


× 事の経緯から詳しく丁寧に書く


〇 大事なポイントは最初の5行に収める


上司が受信するメールは

数が多いため、

注意深く読むのは、

最初の数行程度です。


そのため、

前置きを省き、大事な点を

最初の5行に収めると、

上司の読み飛ばしを防げます。


また、

返事が欲しい相談は、


【ご相談】〇〇の件


とタイトルをわかりやすく

目立つように工夫することも

上司の読み飛ばしを防ぐ対策になります。



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