文章をうまく書けない人に共通する問題点に注意しよう

2021年12月17日

成功仕事術

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文章をうまく書けない人に共通する問題点に注意しよう


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文章の良し悪しは趣旨の明確さと整った構成でほぼ決まる


パソコンで文章を作るようになってから、

手書きの時代に比べて、

文章を書くための時間や労力が

かからなくなったことが起因して、

文章力が低下している状況です。


・とりあえず書いてみよう

・後で直せばOK


と考えるのは、

書き始めるハードルを下げるには

良いのですが、


それが行き過ぎると、

自分がその文章で相手に

何を伝えたいのかを深く考えなくなってしまう

リスクが生じます。


文章の良し悪しは、


・趣旨が明確か

・構成が整っているか


上記2点で8割方決まります。


この2点が抜けていると

文章のレベルが明らかに低下します。


伝える内容がはっきりしていても、

構成が整ってなければ、

相手の理解度は低くなります。


相手を文章で納得させるためには、

必要な要素を過不足なく盛り込む必要があります。



次に重要なことは、

1つ1つの文章表現です。


例えば、

主語や目的語がない文章は、

正しく理解されません。


書いた本人は

自分の頭の中に入っているので、

省略しても気にならないですが、


文章は他人が読むため、

初めて読む人が理解できるように

書く必要があります。


文章を書く際は、

省略してもわかるだろうという

先入観をまず捨てることから始めましょう。



また文章は、

非対面、非同期のコミュニケーション手段のため、


自分が書いて相手に送った文章は、

時差が生じて読まれることから、

付加的な説明をする機会はあまりありません。


その点を理解することも必要です。



文章を書き終えたら、

再度チェックすることで、

良い文章に磨くことができます。


まずは

しばらく時間を置いて読み直してみましょう。


この点が不足しているな。と

気づく点が必ず1つ2つ見つかるものです。


また、

パソコンの画面で見直すだけでなく、

プリントアウトして読んでみましょう。


紙に印刷すると、文章の印象も変わります。


分かりやすいものに

仕上がっているかどうかを

客観的に判断するためにも、

読む人と同じ条件で確認しましょう。


その上で、

上司や先輩など第三者にチェックしてもらうのも

チェック方法としては有効です。



伝え方によって、

相手の理解の仕方が変わりますので、

その後の状況に大きな影響を及ぼします。


ビジネスの成果が上がるかどうかは、

文章が重要なカギを握っていることを

肝に銘じていきましょう。

正確に伝わる文章を書く4つのポイント


①伝えたいことを明確に


依頼文なのか、返答なのか、

読み手に対して何を求めるのか、

書き始める前に深く考える癖付けをしましょう。


②過不足のない構成に


自分の考えを書くだけでは

相手に納得してもらえません。


提示した事柄に対しての論証を書きましょう。


文章の種類によっては、

結論から述べるのではなく、

背景分析から始めたり、

起承転結の構成にしたほうが良い場合もあります。


目的に合わせた構成で作成しましょう。


③理解しやすい表現を選ぶ


文芸作品を書くわけではないので、

味のある文体を目指すのではなく、

理解してもらいやすい表現にしましょう。


④曖昧な言葉は使わない


複数の意味を持つ言葉を

不用意に使うと、誤解も招く可能性があります。


伝えたいことを的確に

表現している単語を選びましょう。


まとめ

・必要な要素を過不足なく盛り込む
・文章は他人が読むため、初めて読む人が理解できるように意識して書く
・省略してもわかるだろうという先入観を捨てる
・文章を書き終えたら、再度チェックする
・パソコンの画面で見直すだけでなく、プリントアウトして読んでみる
・仕上がりを客観的に判断するために、読む人と同じ条件で確認する

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