ビジネス文章をうまく書けない人に共通する問題点を解決し、上司、取引先、消費者を動かす力をつけよう

2021年12月17日

成功仕事術

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文章をうまく書けない人に共通する問題点に注意しよう


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文章の良し悪しは趣旨の明確さと整った構成でほぼ決まる


パソコンで文章を作るようになってから、

手書きの時代に比べて、

文章を書くための時間や労力が

かからなくなったことが起因して、

文章力が低下している状況です。


・とりあえず書いてみよう

・後で直せばOK


と考えるのは、

書き始めるハードルを下げるには

良いのですが、


それが行き過ぎると、

自分がその文章で相手に

何を伝えたいのかを深く考えなくなってしまう

リスクが生じます。


文章の良し悪しは、


・趣旨が明確か

・構成が整っているか


上記2点で8割方決まります。


この2点が抜けていると

文章のレベルが明らかに低下します。


伝える内容がはっきりしていても、

構成が整ってなければ、

相手の理解度は低くなります。


相手を文章で納得させるためには、

必要な要素を過不足なく盛り込む必要があります。



次に重要なことは、

1つ1つの文章表現です。


例えば、

主語や目的語がない文章は、

正しく理解されません。


書いた本人は

自分の頭の中に入っているので、

省略しても気にならないですが、


文章は他人が読むため、

初めて読む人が理解できるように

書く必要があります。


文章を書く際は、

省略してもわかるだろうという

先入観をまず捨てることから始めましょう。



また文章は、

非対面、非同期のコミュニケーション手段のため、


自分が書いて相手に送った文章は、

時差が生じて読まれることから、

付加的な説明をする機会はあまりありません。


その点を理解することも必要です。



文章を書き終えたら、

再度チェックすることで、

良い文章に磨くことができます。


まずは

しばらく時間を置いて読み直してみましょう。


この点が不足しているな。と

気づく点が必ず1つ2つ見つかるものです。


また、

パソコンの画面で見直すだけでなく、

プリントアウトして読んでみましょう。


紙に印刷すると、文章の印象も変わります。


分かりやすいものに

仕上がっているかどうかを

客観的に判断するためにも、

読む人と同じ条件で確認しましょう。


その上で、

上司や先輩など第三者にチェックしてもらうのも

チェック方法としては有効です。



伝え方によって、

相手の理解の仕方が変わりますので、

その後の状況に大きな影響を及ぼします。


ビジネスの成果が上がるかどうかは、

文章が重要なカギを握っていることを

肝に銘じていきましょう。


正確に伝わる文章を書く4つのポイント


①伝えたいことを明確に


依頼文なのか、返答なのか、

読み手に対して何を求めるのか、

書き始める前に深く考える癖付けをしましょう。


②過不足のない構成に


自分の考えを書くだけでは

相手に納得してもらえません。


提示した事柄に対しての論証を書きましょう。


文章の種類によっては、

結論から述べるのではなく、

背景分析から始めたり、

起承転結の構成にしたほうが良い場合もあります。


目的に合わせた構成で作成しましょう。


③理解しやすい表現を選ぶ


文芸作品を書くわけではないので、

味のある文体を目指すのではなく、

理解してもらいやすい表現にしましょう。


④曖昧な言葉は使わない


複数の意味を持つ言葉を

不用意に使うと、誤解も招く可能性があります。


伝えたいことを的確に

表現している単語を選びましょう。


上司、取引先、消費者を動かすビジネス書類の作り方法則

上司、取引先、消費者を動かすビジネス書類の作り方法則










企画書や提案書、

マーケティング資料となる文書、

カタログ、製品マニュアル、

お礼の手紙など、

ビジネス現場では無数の書類が飛び交います。


ただ何気なく文章を並べて、

相手に渡すだけでは、紙と時間が無駄になります。


書類を作る目的は、

上司や取引先や消費者を動かし、

仕事の成果を最大化することです。


この厳しい時代化で、

駄目な書類は即座にゴミ箱行きです。


そうならないためにも、

人を動かす書類の法則を理解し、

実践していきましょう。


法則1 相手の立場に立って書く


ビジネスに関わる書類を

ロジカルに書くのは当たり前です。


その上で、

相手の立場に立ち、

相手が何をしたいのかを

忘れないようにしましょう。


自分の伝えたいことだけを

書類に書き連ねても、

相手の心には響きにくいです。


相手の知識や考え方に関心を持ち、

理解してもらうための書き方を

工夫するのが、デキル人です。


上司の立場で考えれば、

部下の願いを叶えて、

モチベーションを高めることも

大切ですが、

会社の抱える課題を解決する方が、

優先順位が高いです。


そうであれば、

部下は、これをしたい!ではなく、

この提案を実行すると、

会社が抱える課題の解決に繋がる。

という書類を作成すべきです。


消費者向けのカタログや

製品マニュアルなども、基本は同じです。


ターゲットとなる

消費者の立場に立って作ることが肝要です。


法則2 驚きを持ち込む


書かれている情報のほとんどを

相手が知っていたら、

大抵の場合、その書類を示されても

必要性を感じてくれません。


これに対し、

書類を見た相手が、えっ?!と驚く

情報が含まれていれば、

その書類を熱心に読んでもらえる

可能性は高まります。


興味を持っていたが、

知らなかったという情報なら、なお良いです。


そのためには、

相手に理由を知りたい。と思われる

情報を書いたり、

常識に反した見出しをつけたりする

のが良いです。


相手の予想よりも早く書き上げたり、

手書きするのも効果的です。


書類を作成する際は、

相手に応じて、

サプライズを与えられる情報は何か、

頭をひねる癖付けをしましょう。


法則3 思わず読みたくなるタイトルをつける


書類のタイトルや文中の見出しに

魅力的なキャッチコピーを入れたり、

文章の中に相手が関心を持ちそうな

キーワードをちりばめましょう。


売上3割増 など具体的な

数字を見出しに入れるのも良いです。


法則4 イラストや図表を入れる


文章だけの書類は読む時間がかかり、

多忙な人に敬遠されがちです。


絵やイラスト、図表を入れれば、

分かりやすくなる上、

相手は書き手の言いたいことを

イメージしやすくなります。


法則5 比較できる形にする


競合他社との比較や

複数のサンプルの比較を

グラフや表、写真などの形で

書類に記載しましょう。


比べる対象を明確に示せば、

相手は、これがいい。という判断を

下しやすくなります。


法則6 相手の感情に訴える


書き手の熱い思いを書くのは良いが、

相手の立場で考えたメリットを

書いて共感を得ましょう。


言葉を言い換えて感情に

訴えるのも効果的です。


例えば、


・在庫処分セール

・利益還元セール


と変えれば、

お客さんは動くかもしれません。


まとめ

・必要な要素を過不足なく盛り込む
・文章は他人が読むため、初めて読む人が理解できるように意識して書く
・省略してもわかるだろうという先入観を捨てる
・文章を書き終えたら、再度チェックする
・パソコンの画面で見直すだけでなく、プリントアウトして読んでみる
・仕上がりを客観的に判断するために、読む人と同じ条件で確認する


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