【決定版】ビジネス文書の書き方｜伝わる文章と資料作成で成果を出す13の秘訣

文章力を劇的に向上させる7つの習慣

1. 文章の「8割」を決める2つの要素を意識する

   良い文章かどうかの8割は、以下の2つで決まります。

   • 趣旨が明確か
   • 構成が整っているか

   伝えたいことがはっきりしていても、構成がバラバラでは、読み手は内容を理解できません。まずは、この2点を固めることから始めましょう。

2. 「省略しない」を徹底する

   書いた本人は理解していても、読み手は違います。「主語」や「目的語」のない文章は、誤解を招く原因となります。

   「言わなくてもわかるだろう」という先入観を捨て、初めて文章を読む人が誰でも理解できるように、丁寧に書くことを心がけましょう。

3. 非対面・非同期のコミュニケーションだと理解する

   文章は、時間や場所を超えて伝わるコミュニケーション手段です。直接会って説明する機会はほとんどありません。

   自分が書いた文章だけで、相手が完全に内容を理解し、納得できるか？その視点を常に持ち、不足なく情報を盛り込むことが重要です。

4. 「ながら思考」で発想を広げる

   一つの案件に集中するのではなく、複数の案件を同時に考えましょう。案件同士の境界を越えてアイデアを流用したり、互いに刺激を与え合ったりすることで、発想の幅が大きく広がります。自分を追い詰めずに、リラックスした状態で様々なアイデアを循環させるのがポイントです。

5. 「ズームアウト思考」で全体を俯瞰する

   多くの人が一点に集中している時こそ、一歩引いて全体を俯瞰してみましょう。会議や打ち合わせ中に、意図的に頭の中で「ズームアウト」することで、見えていなかった新しい視点や可能性が見つかります。例えば、目覚まし時計の目的を「目を覚まさせること」と捉え、音以外の方法（光など）を考えることで、斬新なアイデアが生まれます。

6. 印刷して読み返す

   書き終えた文章は、一度時間を置いてから読み直しましょう。さらに、パソコンの画面だけでなく、紙に印刷して読むことで、画面上では気づけなかった不自然な表現や、分かりにくい点が浮き彫りになります。

   読み手と同じ条件で客観的にチェックすることで、文章の質は格段に上がります。

7. 第三者にチェックを依頼する

   自分一人では気づけない点を見つけるために、上司や同僚にチェックを依頼するのも有効な手段です。客観的なフィードバックをもらうことで、より論理的で分かりやすい文章に磨きをかけることができます。

ビジネスの成果は、「いかに正確に、相手に伝わる文章を書けるか」にかかっています。今日からこれらの習慣を実践し、あなたのビジネス文章力を高めましょう。

人を動かす資料作成の6つの法則

1. 法則1：相手の立場に立って書く

   ビジネス文書の基本はロジックですが、それだけでは不十分です。本当に必要なのは、「相手が何を求めているか」を理解することです。

   自分の言いたいことだけでなく、相手の知識や関心、抱えている課題を考慮して書き方を工夫しましょう。

   • 上司への提案書：
     「これをしたい！」という自己主張ではなく、「この提案は会社の課題解決にどう繋がるか」を明確に示します。上司の優先順位を理解することが重要です。
   • 顧客向け資料：
     ターゲットとなる顧客の立場に立ち、彼らの疑問や不安を解消するような内容にすることが肝心です。

2. 法則2：読み手を「あっ！」と驚かせる情報を含める

   相手が既に知っている情報ばかりでは、その書類を読む価値を感じてもらえません。

   「えっ？」「そうだったのか！」と驚きを与えるような、新しい視点やデータを盛り込みましょう。意外性のある見出しや、常識を覆すような切り口は、読み手の興味を強く引きつけます。

3. 法則3：思わず読みたくなるタイトル・見出しをつける

   多忙な相手は、まずタイトルで読むべきか判断します。

   • 具体的な数字を入れる：「売上3割増を実現する企画」
   • メリットを簡潔に示す：「あなたの悩みを解決する3つの方法」

   このように、タイトルや見出しに魅力的なキャッチコピーやキーワードをちりばめることで、読み手を本文へと誘導します。

4. 法則4：イラストや図表で視覚的に訴える

   文章だけの書類は、多忙な人には敬遠されがちです。

   複雑な情報も、イラストや図表を使うことで、視覚的に分かりやすく伝わります。読み手の理解が深まり、書き手の意図がスムーズに伝わるようになります。

5. 法則5：比較することで判断を促す

   競合他社や複数の選択肢を比較する際は、文章だけでなく、グラフや表を用いて明確に示しましょう。

   比べる対象が視覚的に整理されていれば、読み手は「これだ！」という判断を下しやすくなります。

6. 法則6：相手の感情に訴えかける言葉を選ぶ

   ロジックだけでなく、感情に訴えかける言葉も重要です。

   • 例：「在庫処分セール」→「利益還元セール」

   同じ意味でも表現を変えるだけで、相手の受け取り方は大きく変わります。相手のメリットや得られる感情に焦点を当てて言葉を選ぶことで、共感を生み、行動を促すことができます。