【決定版】言いにくいことを伝える技術｜上司・部下との関係を壊さない話し方

シーン1：やんわり「注意」する

相手を不快にさせずに、行動を促すための言い回しです。

• 作業が遅い時

  〇「余裕を持つことは大事だけど、少しペースを上げることってできる？」

  ×「仕事が遅いよ」

• 意見が出てこない時

  〇「私の意見を尊重してくれるのは嬉しいけど、〇〇さんはどう思う？」

  ×「何か意見ないの？」

• 相手の間違いを指摘する時

  〇「何かの手違いかもしれませんが、ご確認いただけますでしょうか？」

  ×「ミスですか？確認をお願いします」

• 文句を言いたい時

  〇「今回の件につきましては、大変困惑しております」

  ×「いい加減にしてください」

シーン2：角を立てずに「断る」

相手の気分を損なわずに、スマートに断るためのフレーズです。

• 事情があって引き受けられない時

  〇「残念ではございますが、お断りさせていただきます」

• 相手の提案を丁寧に断りたい時

  〇「せっかくのご提案にもかかわらず、お役に立てず申し訳ありません」

• 今後の関係を続けたい時

  〇「大変魅力的ではありますが、今回は見送らせていただきます」

  ポイント：「今回は」という言葉で、将来の可能性を残しましょう。

シーン3：相手を不快にさせない「質問」術

聞きにくいことや、相手のミスを疑っているような質問を、やわらかく投げかけるテクニックです。

• 聞きづらいことを聞きたい時

  〇「差し支えなければ、〇〇を伺ってもよろしいでしょうか？」

  ポイント：相手に「答えない」という選択肢を与えましょう。

• 相手が忘れていそうなことを確認したい時

  〇「念のため確認させていただきますが、この点はいかがなさいますか？」

• 相手のミスを指摘したい時

  〇「私の勘違いでしたら申し訳ないのですが、これは〇〇ではないでしょうか？」

• 話の内容を再確認したい時

  〇「こちらの理解不足かもしれませんが、今のお話は、〇〇という解釈でよろしいでしょうか？」

シーン4：スマートな「指摘」と「反論」

相手を尊重しながら、自分の意見や指摘を的確に伝える方法です。

• 自分の発言が誤解された時

  〇「恐縮ですが、ご認識に齟齬があるようです」

• 的外れな意見をされた時

  〇「なるほど、〇〇ということですね。では、△△についてはいかがですか？」

  ポイント：まず相手の意見を受け止め、その上で本題に戻しましょう。

• 反対意見を言う時

  〇「〇〇様のお考えも素晴らしいと存じますが、僭越ながらご提案させていただきます」

シーン5：「謝罪」と「謙遜」のプロフェッショナルな表現

謝罪や謙遜の言葉を、誠意が伝わるプロフェッショナルな言葉に変換します。

• 説明不足をお詫びする時

  〇「今回の件につきましては、私の言葉が足りず、申し訳ございませんでした」

• 力不足をお詫びしたい時

  〇「今回のスケジュールの遅れは、私の不徳の致すところです」

• 今後を誓う時

  〇「今後はこのような不手際がないよう厳重に注意をいたす所存でございます」

シーン6：焦らず「保留」にする

その場で判断できない時、相手に不信感を与えずに時間を稼ぐ方法です。

• すぐに返事できない時

  〇「大変申し訳ありませんが、いったん持ち帰らせてください」

• より良い条件を引き出したい時

  〇「申し訳ありませんが、少々決め手に欠けます」

• 自分で決められない時

  〇「大変重要な案件ですので、私の一存では決めかねます」

シーン7：相手を責めずに「催促」する

相手にプレッシャーをかけず、スムーズに対応を促すための言い回しです。

• 返信を催促する時

  〇「行き違いでしたら申し訳ありませんが、まだご返信を頂けていないと存じます」

  ×「〇〇の件、まだ返事いただけてませんが」

• メール返信を催促する時

  〇「お送りしたメールが届いていないのではと思い、再送させていただきます」

これらの言い回しを身につけることで、あなたのコミュニケーションは円滑になり、仕事の成果にもつながります。